O dia a dia de trabalho depende da execução de um grande número de tarefas, atividades e responsabilidades indo além dos projetos atuais e que estão presentes na maior parte dos cenários empresariais. A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que propõe resolver esse problema, categorizando estas atividades de acordo com critérios básicos definidos anteriormente.

Não é raro que estas inúmeras responsabilidades e tarefas façam com que o colaborador, gestor ou líder se perca sem saber definir uma prioridade clara do que deve ser realizado e o que deve ser deixado para depois. Ser improdutivo não é a intenção de alguém e a medida que o dia de trabalho passa, o atendimento à solicitações urgentes sem uma definição de prioridades pode fazer com que os índices de produtividade diminuam ao longo do tempo. 

Quer saber mais sobre a Matriz de Eisenhower e como essa ferramenta pode ser utilizada para aumentar a produtividade do seu negócio? Continue acompanhando a nossa publicação e descubra!

O que é a Matriz de Eisenhower? 

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão para a organização da rotina, seja de forma pessoal ou de todo um setor com o intuito de definir as prioridades das tarefas que chegam para a execução. Essa definição pode ser realizada de acordo com o grau de importância e urgência, sendo os critérios básicos de análise antes da realização.

Desenvolvida por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos da América, também pode ser conhecida como a matriz urgente/importante como uma estrutura simples para classificar tarefas. Ao promover um gerenciamento da carga de trabalho, o também general de 5 estrelas era conhecido por seus incríveis níveis de produtividade com uma boa abordagem de estabelecimento de metas e gestão do tempo.

Uma frase clássica de Eisenhower e que serve como um ótimo conceito para a ferramenta é que “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. Um ótimo exemplo da importância da aplicação desta Matriz é no dia a dia empresarial, onde um gestor possui uma caixa lotada de emails não respondidos, algumas autorizações para compra de insumos essenciais ao seu setor e ainda recebe uma ligação do corpo de diretoria solicitando mais informações sobre um novo projeto.

E como elaborar uma Matriz de Eisenhower? 

O primeiro ponto a se levar em consideração na hora de construir uma Matriz de Eisenhower é fazê-la de forma simples, prática. O foco principal desta ferramenta é auxiliar no processo de execução das atividades e categorização de prioridades – logo, se a sua construção for mais complexa do que os problemas que ela propõe solucionar, algo está errado. 

Primeiramente deve-se construir quatro quadrantes divididos por dois eixos, como um plano cartesiano. O eixo vertical representará a importância das tarefas enquanto o eixo horizontal representará a urgência. Enumere os quadrantes de 1 a 4, de acordo com a seguinte ordem:

• 1, Urgente e Importante;
• 2, Não urgente mas importante;
• 3, Não importante mas urgente;
• 4, Não importante e não urgente.

O que simboliza cada quadrante?

Esse é um dos tópicos principais na hora de construir a Matriz de Eisenhower, entender o que significa cada um dos quadrantes. E junto com eles, as definições de urgência e importância:

• Importância geralmente se relaciona com objetivos e metas, como um relatório gerencial ou até decisões sobre o andamento de um projeto para uma próxima etapa.
• Já as urgentes são aquelas que tem um prazo definido e só fazem sentido se aquele prazo for cumprido. Um ótimo exemplo é uma reunião de alinhamento inicial ou uma inscrição num processo seletivo.

O primeiro quadrante de urgente e importante geralmente simboliza uma tarefa que deve ser executada naquele momento pois preenche as duas condições essenciais para isso acontecer: urgência e importância. São solicitações de última hora ou algum tipo de imprevisto, além de pontos importantes para a rentabilidade da empresa. Como exemplo, seria a resposta de um email para concluir uma compra de insumos essenciais à linha de produção.

O segundo quadrante simboliza as tarefas importantes, mas que não são urgentes. Assim, geralmente podem ser planejadas e até cabe algum tipo de agendamento para solução posterior. Alguns exemplos podem ser um tipo de qualificação profissional de longo prazo ou até o planejamento de meta de negócios, como uma redução de 20% do orçamento em 6 meses.

O terceiro quadrante já se enquadra nas tarefas que são urgentes, mas não são importantes. E de forma pragmática podem ser delegadas para outra pessoa resolver imediatamente já que não são importantes o suficiente para exigir a sua atenção naquele momento. Um colega que liga solicitando mais informações sobre um processo interno que impacta a produção é um exemplo de uma tarefa que pode ser delegada a outro colaborador que esteja com a agenda um pouco mais livre.

O quarto quadrante são as tarefas que não são urgentes e nem são importantes e de forma direta são tarefas que são consideradas como desperdícios e que devem ser eliminadas. Um ótimo exemplo é um colega que chama para conversar algo fora do âmbito profissional durante um longo tempo ou até uma tarefa de aprovação desnecessária enviada de forma errônea.

Qual a importância e os benefícios da Matriz de Eisenhower?

Uma das principais vantagens ao se aplicar uma Matriz de Eisenhower é a capacidade de fácil implementação da ferramenta que pode ser construída até numa folha de papel. Outro ponto importante é a definição clara das prioridades, transformando esse tipo de decisão para um conjunto de regras precisas na sua aplicação. 

Assim, as tarefas que são realmente importantes e urgentes podem ganhar um nível a mais de priorização na execução: uma máquina parada requer uma ação de manutenção corretiva realizada de forma urgente e que possui uma grande importância vide o impacto na linha de produção e na rentabilidade da empresa.

Os índices de produtividade também se beneficiam com essa maior organização das atividades, permitindo também que ocorra uma maior agilidade na execução de tarefas urgentes. Uma informação para o fechamento de uma negociação importante deve ter um maior nível de atenção e cuidado do que um email com um modelo de apresentação para auxiliar um colega de trabalho.

Como aplicar a Matriz de Eisenhower no dia a dia? 

Depois de atribuir as tarefas aos quadrantes apropriados, outros processos de gerenciamento de tempo podem auxiliar neste momento principalmente quando integrados com a filosofia do Lean Manufacturing. Tarefas que são importantes e não urgentes como um planejamento mensal de atividades podem ganhar um lembrete para um agendamento posterior.

Seguindo o terceiro quadrante de urgentes mas não importantes, algumas tarefas podem ser delegadas automaticamente para outros membros da equipe como uma aprovação simples. Assim, ganham algum tipo de automação para otimizar ainda mais o tempo de execução dos processos internos.

Outro exemplo interessante é a combinação da Matriz de Eisenhower com metodologias de gerenciamento de tempo, como a execução das tarefas mais complexas primeiro. E essa atribuição pode combinar com a aplicação de tecnologia, otimizando ainda mais os indicadores de produtividade e eficiência da empresa.

Como a Novidá pode auxiliar no processo de identificação e priorização das atividades?

A Novidá possui uma plataforma de alta tecnologia que une a inteligência artificial e a internet das coisas para a melhoria contínua das operações do negócio junto a gestores e operadores. Tudo isso permite um trabalho mais transparente e colaborativo, otimizando a tomada de decisão com dados confiáveis para a redução de desperdícios.

Com isso, permite um acompanhamento de KPIs na execução das atividades de acordo com o planejamento da empresa, tendo inclusive a capacidade de interação com os colaboradores por meio do aplicativo. As métricas de performance em tempo real viabilizam uma gestão eficiente, com um plano claro de atividades e entendimento da urgência e da importância.

Saiba mais! 

A Matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta para o controle e execução de atividades, permitindo uma visão clara da importância e da urgência de cada uma. Assim, ao aprender a priorizar as tarefas de forma eficaz, pode-se melhorar a eficiência operacional trabalhando em conjunto para a redução de desperdícios.

Entre em contato com o nosso time de atendimento e saiba mais sobre como a Novidá pode auxiliar o seu negócio na melhor execução de tarefas.