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5 passos para evitar retrabalho na empresa

Retrabalho

Um dos desperdícios mais comuns para quem segue a metodologia lean é o tempo. Em um mercado cada vez mais dinâmico, perder tempo em tarefas desnecessárias atrapalha todo o desempenho de uma operação.

A situação é ainda pior quando o tempo desperdiçado é para refazer uma tarefa que não foi bem executada. Além de impactar na eficiência do negócio em si, cria-se todo um estresse para quem precisa consertar a situação.

É por isso que o retrabalho é extremamente prejudicial. Porém, existem mecanismos simples que podem prevenir esse tipo de falha.

 

O que é Retrabalho?

Consideramos como “trabalho” qualquer atividade produtiva realizada em âmbito profissional visando algum objetivo. Sendo assim, o retrabalho acontece quando o objetivo de qualquer tarefa não foi alcançado e, portanto, a atividade precisa ser feita novamente.

Isso pode ocorrer por vários motivos: seja a falta de comunicação e alinhamento entre a equipe, passando por erros nos processos da empresa até a própria falta de qualificação dos trabalhadores.

Seja qual for a razão, o retrabalho vai trazer impactos negativos para a empresa e, portanto, precisa ser combatido.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas fundamentais para prevenir essa situação.

 

Como evitar o retrabalho?

 

1- Identifique as principais falhas nos processos

Antes de tomar qualquer atitude, é preciso olhar para sua estratégia e identificar os principais gargalos nos processos. Provavelmente existem alguns erros mais frequentes e que sempre geram retrabalho.

Faça um mapeamento de processos para visualizar melhor como funciona sua operação e redesenhe as etapas que estão causando mais problemas. Lembre-se de deixar o fluxo de tarefas da forma mais clara possível, ou seja, crie um padrão de como cada atividade deve ser executada, pois isso evita possíveis erros.

Sempre que uma situação de retrabalho acontecer, reúna a equipe envolvida e discuta o que pode ser remodelado para que a falha não ocorra novamente.

 

2- Acompanhe a execução de tarefas

Um gestor que acompanha em detalhes as atividades realizadas pelos seus colaboradores tem mais chances de evitar situações de retrabalho. Isso porque qualquer tipo de problema pode ser identificado e resolvido na hora.

Isso nem sempre significa estar 100% do tempo na cola dos funcionários. Você pode usar algumas ferramentas de gestão à distância ou definir alguns pontos críticos de conferência para que os erros sejam corrigidos a tempo.

Utilize métricas e defina algumas metas de execução para a equipe. O importante é estar atento à performance dos colaboradores e pronto para intervir quando alguma falha for identificada.

 

3- Melhore a comunicação com seu time

Uma das principais causas para o retrabalho é a comunicação ineficaz entre gestores e suas equipes. Portanto, é importante que a comunicação interna esteja funcionando com perfeição e que cada colaborador saiba exatamente o que precisa ser feito.

Não poupe esforços nesse sentido: faça reuniões até que a mensagem seja passada com clareza, crie checklist para a execução de atividades e identifique os melhores canais de comunicação para passar sua mensagem.

Também é importante ouvir da equipe e entender porque algumas situações de retrabalho são frequentes. Em muitos casos, pode ser necessário fazer treinamentos ou redesenhar processos a partir dos insights trazidos pelos próprios colaboradores.

 

4- Automatize processos manuais

É natural que nós, seres humanos, cometamos erros que resultem em retrabalho. Porém, se delegarmos algumas tarefas às máquinas, essas falhas tendem a diminuir drasticamente.

Portanto, vale a pena fazer uma grande revisão de cada pequena atividade realizada por seus funcionários e verificar o que pode ser automatizado com softwares ou outras ferramentas.

 

5- Utilize a Tecnologia

Em praticamente todos os itens destacados aqui é possível contar com o auxílio de uma tecnologia. Hoje temos softwares que ajudam a desenhar e remodelar processos. Temos também inúmeras ferramentas de gestão de tarefas, organização de atividades e acompanhamento das rotinas dos funcionários.

Cada vez mais estão surgindo inovações que podem te ajudar nesse sentido. Um reflexo disso é que as diversas tecnologias da indústria 4.0 geralmente estão relacionadas ao aumento da produtividade. Vale a pena identificar quais são as principais razões que causam retrabalho em sua empresa e, então, investir na tecnologia ideal para sanar o problema.

 

Como a Novidá auxilia no combate ao retrabalho?

Em busca de garantir maior produtividade e eficiência aos seus clientes, a Novidá desenvolveu um sistema de tracking de pessoas que acompanha a movimentação de colaboradores em suas rotinas produtivas.

Usando beacons, smartphones e sensores, o gestor consegue visualizar – em histórico e tempo real – a localização de cada funcionário. Dessa forma, ele pode calcular tempos e movimentos das atividades, verificar onde estão os principais gargalos e intervir em real time quando alguma situação estiver fora do padrão.

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