No processo da melhoria contínua, usar um A3 para planejamento de negócios é um método que, como muitos aspectos do pensamento enxuto, é simples, mas não necessariamente direto. Enquanto o procedimento básico tende a fazer sentido para as pessoas, o sucesso exige que os envolvidos exijam ações tão contrárias à norma que a maioria dos planos gerados pelo processo resultam em negócios como sempre.

Trazendo à luz os problemas

Poucos indivíduos discordaram da ideia de tornar visíveis as falhas de uma organização. Não é difícil compreender a importância que os KPIs e as placas e luzes de um sinal Andon desempenham nos esforços de solução de problemas. No entanto, aplicar a mesma lógica aos processos de planejamento de nível superior da empresa geralmente é um desafio. Se a administração de uma empresa não concordar com os desafios que devem enfrentar, há pouca probabilidade de melhoria contínua de desempenho.

Em The Birth of Lean, Taiichi Ohno é observado que o kaizen exige que as pessoas “pensem constantemente que as coisas estão uma bagunça”. Como o planejamento de negócios é essencialmente kaizen no nível organizacional, devemos criar a impressão de que as coisas são perpetuamente caóticas. Para conseguir isso, as metas devem ser prontamente aparentes e os indivíduos devem se sentir à vontade para refletir aberta e honestamente sobre o desempenho em relação às metas.

Durante as revisões da empresa, é comum que as equipes dediquem um esforço considerável para defender as lacunas de desempenho, em vez de aceitá-las e refletir sobre suas causas. Dada a maneira como muitas empresas reconhecem e recompensam os funcionários, isso não é surpreendente. Quando as recompensas são dependentes de atingir metas em vez de resolver problemas, é difícil justificar os resultados. O bizarro desse tipo de conduta é que a maioria das pessoas o reconhece, mas não temos explicação para isso.

Para passar a cultura da justificação à reflexão, é preciso reconhecer que os procedimentos e políticas da empresa podem estar contribuindo para a má conduta. Você deve reconhecer e confessar publicamente que sempre há uma bagunça para liberar os indivíduos para impulsionar o desenvolvimento.

É difícil determinar qual elemento do planejamento empresarial é o mais importante, mas sem a devida consideração, uma empresa deixará de identificar suas principais dificuldades e nunca avançará acima da mediocridade. Justificar resultados é perda de tempo e esforço, e quanto mais cedo substituirmos por uma contemplação aberta e sincera, mais cedo poderemos realizar avanços substanciais.