Empresas estão sempre buscando novas ferramentas e metodologias para melhorar sua eficiência, preservando a saúde e a segurança do trabalhador, sem esquecer de reduzir custos desnecessários.

Antes de se buscar quaisquer novas ferramentas ou novos equipamentos, é importante o estabelecimento e o comprometimento de todos com princípios básicos de ação e comportamento. Sem isso todos os esforços empreendidos poderão ser ineficazes.

Uma metodologia muito conhecida, que leva em conta alguns desses princípios, é o Programa 5S. Ela é simples de ser aplicada, mas sua efetividade exige muita dedicação de todos os níveis da empresa, melhorando o ambiente de trabalho de forma que seja possível trabalhar com mais eficiência.

Qual o significado dos 5S?

Também conhecido como Sistema dos 5 Sensos, seu nome deriva de expressões japonesas utilizadas para identificar cada um dos princípios que o compõem. O foco desse programa é a organização, muito além da gestão.

S1 – Seiri (Senso de Utilização)

O primeiro S vem tratar dos recursos do ambiente de trabalho, convidando para que sejam reduzidos, permanecendo na área apenas o necessário para a realização das atividades.

Além de liberar espaço para melhor acomodação desses recursos, evita-se a utilização de documentos desatualizados e o acúmulo de itens que possam estar causando gargalos nos fluxos de trabalho.

Deve-se separar aquilo que realmente é necessário, daquilo que deve ser realocado ou mesmo descartado. É importante que as atividades sejam bem conhecidas, para que essa separação seja realizada de forma mais assertiva possível.

S2 – Seiton (Senso de Organização)

Agora que já se sabe quais itens são essenciais para as atividades realizadas naquela determinada área, é preciso que se tenha um local definido para cada um deles.

A disposição dos recursos deve ser realizada de forma a otimizar a sua utilização, estabelecendo um sistema de identificação visual, e deve ser feita de maneira a otimizar o layout para que este possa ser adaptado à atividade que está sendo realizada.

A ideia aqui é que tudo seja encontrado rápida e corretamente, reduzindo o tempo que a atividade ficaria parada ao se procurar o recurso necessário.

S3 – Seiso (Senso de Limpeza)

Depois de descartar ou realocar os recursos não essenciais, definir e colocar cada um em seu lugar, o terceiro princípio do 5S foca na limpeza do local de trabalho.

O ambiente limpo não só é mais agradável, mas também melhora as condições de saúde e segurança do empregado. Além disso, ainda pode ajudar na preservação e longevidade dos equipamentos utilizados.

É importante definir como serão realizados os procedimentos de limpeza, quem serão os responsáveis por executá-los e em que frequência. Ainda que nem todos participem da limpeza propriamente dita, todos são responsáveis por manter limpo o ambiente de trabalho.

S4 – Seiketsu (Senso de Padronização)

Englobando tudo o que já foi feito nos 3 primeiros princípios, o senso de padronização é o primeiro responsável por conservar as condições estabelecidas anteriormente.

Para isso, são definidas regras, procedimentos e padrões claros para que se evite o acúmulo de itens (o que foi corrigido pelo primeiro S), que tudo esteja em seus devidos lugares e que o fluxo de pessoas e coisas seja feito de forma eficiente e segura (coberto pelo segundo S), e que o ambiente seja mantido limpo e adequado para o serviço ali executado.

S5 – Shitsuke (Senso de Autodisciplina)

Para manter todo o resto sendo aplicado da melhor forma possível, é importante que todos os níveis da empresa sejam envolvidos no programa 5S. Todos os empregados devem ser treinados nos procedimentos, para que as normas e regras estabelecidas sejam cumpridas de forma rigorosa.

O que se pretende é a incorporação natural da filosofia do Sistema 5S às rotinas internas, onde o trabalhador audite seu próprio comportamento.

Cuidados na implantação do 5S

Muitas empresas iniciam processos com planos para implantar o sistema 5S. Realizam as atividades necessárias para ver os resultados com os três primeiros passos, mas ao longo do tempo acabam negligenciando a autodisciplina.

A implantação completa de um sistema 5S, muito provavelmente, exigirá uma mudança na cultura da empresa, o que pode levar ao enfrentamento de resistência, e assim atrapalhando o fluir das atividades necessárias para esse processo.

Para garantir que a implantação seja realizada de forma efetiva e que se torne parte da rotina de trabalho, algumas boas práticas podem ser seguidas:

• Antes de começar a implantação, trabalhe a conscientização: é importante ser claro e transparente quanto ao objetivo da implantação dos 5 sensos, mostrando a todos os níveis os planos para essa implantação, e os ganhos que isso irá acarretar
• Monte um plano de ação: querer fazer pelo menos os 3 primeiros sensos de uma só vez pode parecer tentador para economizar tempo, mas normalmente quando é a primeira vez que estes passos são realizados em uma área, pode-se ser necessário um maior tempo. Além disso, é importante planejar a utilização dos recursos que não estão na área para o cumprimento das etapas: já pensou no tipo de material que poderia ser descartado durante a execução do primeiro senso? Será necessário algum descarte especial e já sabe onde fazê-lo?
• É importante fiscalizar: pode ser montada uma comitiva para a realização de auditorias periódicas para verificar se os sistemas e regras estabelecidos estão sendo cumpridos
• Gestor – além de fiscalizar, dê exemplo: mostrar que é papel de todos a participação para que o programa funcione da forma correta é essencial para a implantação de um programa como o 5S. Isso mostra o comprometimento e alinhamento da gestão com as mudanças de cultura que serão observadas dali pra frente
• Aceite feedbacks e realize as adaptações necessárias:  regras e sistemas estabelecidos devem ser cumpridos de forma rigorosa, o que se consegue através de campanhas de treinamento e conscientização. Contudo, nem sempre todos os pontos são facilmente compreendidos, gerando desvios que podem ser corrigidos através do feedback colhido junto aos envolvidos nas atividades realizadas naquele determinado ambiente. Unir a visão da gestão e da operação é a melhor forma de encontrar as definições certas para tornar as rotinas mais eficientes.

A Novidá auxiliando na implantação do 5S

Antes da definição de um plano de ação de implantação de um sistema de 5S, é necessário realizar um diagnóstico da atual condição das atividades de um setor, seus principais gargalos, desde que relacionados ao ambiente de trabalho e que possam ser resolvidos com a implementação de um melhor sistema de organização.

A utilização de tecnologias de ponta auxilia na realização de um diagnóstico preciso. A Novidá combina internet das coisas (IoT), tracking de precisão e inteligência artificial em uma plataforma SaaS, tendo recursos que auxiliam empresas de uma forma flexível agrupando diversas funcionalidades em uma plataforma que é capaz de gerar relatórios completos e monitoramento de KPIs em tempo real, além de análises Lean.

O monitoramento de tempos e movimentos de um empregado pode ser o princípio para que seja possível essa identificação. Pode-se acompanhar seu deslocamento dentro da área, e assim perceber prováveis desvios que possa estar fazendo em função de alguma obstrução, buscando-se o melhor caminho a ser tomado, ou da distribuição de recursos no ambiente de uma forma que esteja tornando sua atividade menos eficiente.

Através dessas observações torna-se possível monitorar, também, os riscos de cada um dos ambientes e verificar a necessidade de melhorias em sinalizações, por exemplo. Isso acarretará numa grande melhora no sistema de Segurança e Saúde do Trabalho, além de melhorar a eficiência do fluxo de pessoas e materiais.

Dentro do plano de implantação do 5S, é possível também considerar a necessidade de alocação de equipes terceirizadas para auxiliar a manter o sistema funcionando. Um exemplo muito comum é a contratação periódica de empresas especializadas serviços de limpeza de cunho mais pesado, deixando apenas a manutenção básica dos ambientes para os empregados que realizam suas atividades naquele ambiente. É possível monitorar a alocação dessas pessoas, e acompanhar de perto a execução desse tipo de tarefa.
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