Auditorias são a execução de procedimentos de análise, cuidadosos e sistemáticos, realizados para averiguar se processos estão funcionando de acordo com determinados princípios, valores e normas internas ou externas, como legislações e as conhecidas Normas de Certificação Internacional, as famosas ISO. As auditorias podem ser internas ou externas, essas últimas quando realizadas por empresas terceiras.

Um dos tipos de auditoria que tem estado em evidência é a auditoria comportamental voltada à manutenção e monitoramento dos princípios de governança corporativa da empresa. Ela tem por base a verificação e o alinhamento de todos os processos internos aos objetivos estratégicos traçados, aplicando-se tal verificação aos diversos níveis da entidade.

Qual o diferencial da auditoria comportamental?

A auditoria comportamental baseia-se em entrevistas estruturadas com os membros dos times que fazem parte do processo que está sendo auditado.

A metodologia utilizada busca, de forma indireta, reunir evidências e identificar circunstâncias em torno do objeto de análise, ao contrário da maneira tradicional, que se funda na verificação de documentos e registros das atividades que fazem parte de um determinado processo. O principal foco é a percepção que os empregados têm das tarefas que são por eles realizadas, e não sua execução em si.

Esse maior envolvimento traz um maior entendimento do processo auditado e, de forma transparente leva o empregado a estar mais inserido nos processos de tomada de decisão realizados pela gerência e alta direção.

Como Fazer uma Auditoria Comportamental?

Inicialmente, para realizar a auditoria comportamental, é necessária a identificação dos chamados pontos de auditoria, isto é, aquilo que será efetivamente auditado, verificado. Esses pontos devem refletir não só os tópicos identificados pelos auditores, mas também aqueles que os clientes internos, futuros usuários da informação resultante da auditoria, consideram importantes. Os tópicos podem ser conceitos, valores compartilhados, padrões éticos, noções de responsabilidade e comunicação, não necessariamente, mas de alguma forma estando ligados às normas e procedimentos previstos e ou esperados para a execução das tarefas por parte dos auditados.

Depois de definido esse ponto de partida, elabora-se um questionário-base a ser utilizado durante a entrevista dos empregados direta ou indiretamente ligados aos pontos de auditoria.

A técnica de elaboração do questionário vale-se de perguntas abertas, as quais não devem questionar ou fazer referência direta sobre os pontos a serem auditados, mas buscar direcionar a conversa para uma reflexão sobre esses tópicos. A ideia é que durante o processo, o próprio entrevistado seja conduzido a identificar possíveis falhas e pontos de melhoria na forma de execução dos procedimentos dos quais faz parte.

Importante: o auditor não deve tolher a manifestação do entrevistado, mas sim, cuidadosamente, conduzi-lo ao aprofundamento na questão em análise. Faze-lo sentir-se como integrante participativo e essencial ao processo de auditoria.

Para isso, é necessário ter sensibilidade e capacidade de observação para que a entrevista não resulte numa tentativa do empregado de entregar apenas “resposta certa” ou interações baseadas em “sim” e “não”.

Quando usar a auditoria comportamental?

Por ser uma metodologia que utiliza a entrevista como base para a sua realização, pode ser amplamente utilizada dentro de uma entidade, nos mais variados contextos, principalmente quando se pensa em princípios de qualidade e produtividade, por exemplo.

Atualmente, a área em que mais encontramos aplicações e exemplos dessa metodologia é a segurança do trabalho. É um aspecto do funcionamento da empresa em que muitas vezes são encontrados conflitos entre o que se espera e o que realmente é vivenciado.

A auditoria comportamental nos permite identificar, de forma segura, situações em que esses empregados possam estar expostos a riscos, seja por comportamento próprio ou não.

Utilizando da capacidade de observação do auditor, se é capaz de notar atitudes que possam estar indo contra o que se era esperado que estivesse acontecendo, através, não só dos comentários dos empregados, mas também quando se passa pelas áreas.

A realidade da empresa não é apenas encontrada nos dados reportados em auditorias quantitativas.

Como Reportar a Auditoria Comportamental?

A metodologia de auditoria comportamental visa criar narrativas a partir da percepção e vivências dos empregados que fazem parte do processo que está sendo auditado na empresa.

Ao contrário dos relatórios de auditorias que costumamos reportar, o relatório feito para a Auditoria Comportamental é feito de forma qualitativa.

A análise das entrevistas é realizada em três etapas:

• identificação e marcação dos fragmentos das entrevistas que são considerados relevantes para o tópico que está sendo analisado;
• categorização segundo os critérios estabelecidos quando da definição dos tópicos a serem auditados
• compilação das conexões e padrões entre as respostas dadas pelos entrevistados.

Essa análise é feita para que se possa ter uma melhor percepção de como a organização realmente funciona, baseada nas vivências dos empregados, e não apenas baseando-se nas diretrizes que foram estabelecidas pela alta direção.

É importante que os critérios utilizados sejam claros e robustos, para que as análises sejam realizadas de forma assertiva. Além disso, evidenciar não apenas os comportamentos negativos, mas também aqueles que representam boas práticas que possam ser implementadas em outras áreas.

Depois de realizada esta análise, é importante identificar os gargalos de forma correta e propositiva, não deixando de apontar eventuais culpados, mas, principalmente, entendendo as razões e buscando soluções.

Para Que Serve a Auditoria Comportamental?

A auditoria comportamental é uma metodologia importante para que se possa ampliar as percepções sobre o funcionamento da empresa. O empregado se torna, então, responsável por revelar a relação entre a cultura organizacional imaginada e aquela que realmente está presente no dia a dia.

Isso torna possível estratificar aquilo que faz parte da cultura geral, aquilo que são comportamentos individuais e, inclusive, subculturas que fazem parte dos setores. Essas então são mais fáceis de se lidar com desvios do que da cultura geral da organização.

Isso pode facilitar com que sejam tratados assuntos difíceis, como as relações entre cultura e políticas organizacionais.

Identificar esses comportamentos como sendo individuais, subculturais ou da cultura geral da organização mostram o quanto a comunicação interna, treinamentos e gestão de RH podem ser eficazes. E facilitam a identificação de melhorias que possam ser realizadas nos processos, ou que já estão acontecendo dentro dos setores, ou entre eles, mas que ainda podem não ter chamado a atenção da alta direção.

Solvay e Novidá: Melhoria de Processos Baseada no Monitoramento de Comportamentos

Um dos requisitos trabalhistas que podem ser difíceis de monitorar é a realização de pausas para descanso, que devem ser realizadas de forma obrigatória, com intervalos de tempo variando de acordo com o tipo de atividade e do ambiente em que são realizadas.

Garantir que essas pausas estão sendo cumpridas, foi um desafio que a Novidá topou encarar junto com a unidade de poliamidas da Solvay, buscando uma solução para mensurar de forma precisa, e legal, de que as pausas estão sendo respeitadas.

Aqui a auditoria comportamental é importante para descobrir o motivo de as pausas não estavam sendo cumpridas, ou mesmo se os indicadores utilizados pelo time de RH não eram, ainda, precisos o suficiente para comprovar a situação real.

Utilizando solução voltada à Gestão de Pessoas, foram instalados sensores nas áreas de pausa/descanso disponibilizadas pela empresa, tendo também fornecido aos empregados crachás que emitiam frequentemente sinais de Bluetooth. Assim se tornou possível monitorar quando um funcionário entrava na área de descanso, bem como quanto tempo ele permanecia naquela área.

Com essa solução, a Solvay consegue identificar quando o período de pausa é ou não respeitado com maior exatidão, reduzindo consideravelmente o gasto com multas trabalhistas quando não se realizava o monitoramento da ocupação dos funcionários nas áreas de descanso.

Para ver este e mais cases de sucesso que utilizaram soluções da Novidá, visite a nossa página.