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Automação de Processos: vantagens e como aplicar

Automação de Processos: vantagens e como aplicar

Conforme uma empresa vai crescendo e se estruturando, o fluxo de trabalho também fica cada vez mais complexo. Com o aumento no número de tarefas, processos e até colaboradores, muitas empresas acabam se desorganizando e dando um passo para trás.

A automação de processos é uma das alternativas para combater esse problema. Com o surgimento de novas tecnologias, muitas atividades rotineiras podem ser automatizadas, deixando aos funcionários tarefas mais estratégicas e menos repetitivas.

 

 

O que é automação de processos?

Por definição, automatizar processos significa passar para “máquinas” atividades que antes eram realizadas de forma manual. Com certeza você já tem algum nível de processo automatizado na sua empresa. Estar à frente de uma tela de um computador já é um passo de automação (afinal, você não precisa buscar conhecimento em livros físicos, por exemplo).

Porém, vivemos em um momento que a automação de processos está muito mais exponencial. Com as tecnologias da Indústria 4.0, diversas atividades estão sendo executadas por softwares, máquinas ou robôs.

Isso traz grandes mudanças na organização do trabalho, tanto para as empresas – que passam a ter processos cada vez mais otimizados – quanto para os colaboradores, que deixam de executar trabalhos manuais e repetitivos e precisam se adaptar às novas tecnologias e a atividades mais estratégicas.

 

Benefícios da automação de processos

A automação de processos traz inúmeras vantagens para as organizações, como por exemplo:

 

Facilidade de rastreamento

A partir do momento que algumas atividades estão sendo executadas por softwares, fica muito mais fácil ter o controle do que acontece na empresa. Afinal, essas plataformas registram dados digitalmente. Não há riscos de perder informações ou não encontrar um determinado registro.

Com tudo muito bem documentado, também fica muito mais fácil gerar relatórios. Eles passam a ser mais precisos e refletem o que de fato aconteceu na organização, evitando erros humanos ou até uma possível manipulação dos relatórios por parte de algum colaborador.

 

Identificação rápida de falhas

Quando você tem todas as informações de um determinado assunto reunidas em uma única plataforma, fica fácil encontrar possíveis desvios. Aliás, muitos softwares de automação são capazes de apontar onde há falhas no processo que ele está executando.

 

Redução de Tempo

Não há como competir: máquinas realizam trabalhos mais rapidamente que humanos. Sendo assim, com a automação a empresa certamente reduzirá o tempo de trabalho dos colaboradores em atividades operacionais ou repetitivas, permitindo que eles se dediquem a outras tarefas.

O próprio tempo entre a realização de uma atividade e outra também diminui. Geralmente, sistemas automatizados tem gatilhos para que, ao encerrar uma atividade, automaticamente a próxima já seja iniciada (ou há pelo menos um alerta ao usuário de que a próxima já pode começar).

 

Maior produtividade

Todos esses fatores certamente vão garantir maior produtividade para sua empresa. Você irá ganhar mais controle para sua operação, o que será essencial para identificar gargalos e evitar desperdícios.

Os tempos de execução de tarefas serão menores, o que também resulta em mais produtividade. Por fim, a tomada de decisão passa a ser mais assertiva e os processos serão totalmente otimizados.

 

 

Como implementar a automação de processos

Mas afinal, como começar a aplicar isso na organização? De forma bem resumida, consideramos 3 etapas como fundamentais:

 

1- Faça um mapeamento da operação

Você precisa entender qual é o cenário atual. Com um mapeamento de processos, será possível enxergar como funciona cada etapa da operação, quais são as maiores dores do seu negócio e quais áreas precisam ser otimizadas. Só assim será possível ir atrás das soluções certas para os problemas mais latentes.

 

2- Comece pelas áreas mais críticas

Defina um único problema mais crítico para resolver com a automação de processos. Se possível, escolha também uma área específica para começar a implementação. Muitas tecnologias permitem períodos de testes, o que pode ser ótimo para você colher os primeiros resultados e mensurar o impacto da automação.

 

3- Escolha uma tecnologia que vá sanar sua dor

É impossível falar de automação de processos sem falar de tecnologia. Você precisará de algum software, plataforma, algoritmo ou máquina para deixar os processos automatizados. O grande segredo aqui é ir atrás exatamente do que resolve sua dor. Se você está com problemas nos processos relacionados a finanças, procure por softwares de controle financeiro. Se o problema é na visualização de processos, procure plataformas de gestão de tarefas. E por aí vai…

 

Como a Novidá ajuda na automação de processos

Se você está com dificuldade de controlar, gerenciar e organizar os processos da sua empresa, a Novidá pode te ajudar. Atuando como um gemba digital, monitoramos a movimentação de colaboradores durante sua jornada produtiva.

Assim, é possível medir tempos e movimentos, verificar quais tarefas foram executadas ou adiadas, e medir a performance de cada colaborador. Com a utilização de IoT, tudo isso é feito de forma automática, sem que o gestor tenha que verificar pessoalmente cada atividade ou que o colaborador tenha que anotar o que é feito.

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