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Checklist de tarefas: o que é e como utilizar?

Em um mundo cada vez mais movimentado, a rotina de qualquer organização é cheia de tarefas. Essa rotina corrida obriga os colaboradores a serem mais organizados no planejamento de suas atividades.

O checklist de tarefas é uma das ferramentas que pode auxiliar o profissional a organizar suas atribuições. Com ele, fica mais fácil desempenhar seu papel sem perder o prazo ou esquecer de algum detalhe. Se o gestor criar um checklist para seus colaboradores, fica muito mais fácil acompanhar a execução das atividades e organizar os processos.

 

O que é um checklist de tarefas?

Não existe muito segredo: o checklist é uma lista com as atividades que devem ser cumpridas por alguém. Ele pode ser usado para evitar esquecimentos ou para apontar qual é a sequência de tarefas que deve ser seguida.

Apesar de simples, a ferramenta pode evitar grandes problemas, já que pequenos detalhes esquecidos às vezes têm graves consequências.

 

Principais benefícios do checklist

O checklist pode trazer bons frutos para a empresa em diversas vertentes. Afinal, um negócio mais organizado geralmente resulta em otimização de processos e melhoria nos resultados.

 

Padronize processos

Com o checklist, é possível sistematizar tudo que precisa ser feito, criando prazos e padrões de qualidade. Imagine, por exemplo, uma empresa que trabalha com serviços de limpeza. Ao fazer um checklist com itens como “limpar as janelas”, “arrumar mesas” e “tirar o lixo”, você automaticamente cria um padrão de execução para aquela tarefa.  Ou seja, todos os funcionários precisarão cumprir esses três itens na execução de suas atividades.

Além de oferecer uma melhor qualidade no serviço prestado, ter processos padronizados também ajuda na avaliação de desempenho, já que existe um “modelo” a ser seguido, ou seja, fica claro verificar se uma tarefa foi ou não bem executada.

 

Aumente a agilidade

Processos desorganizados frequentemente resultam em desperdícios de tempo. Imagine, por exemplo, um profissional de manutenção que recebe uma ordem de reparo em alguma máquina. Ao chegar no local, se ele percebe que esqueceu algum material ou EPI, ele precisa buscar esses itens e só então começar o trabalho.

Com um checklist apontando tudo que é necessário para cumprir uma tarefa, antes mesmo de iniciar a atividade o profissional já verifica tudo que ele precisa levar ou o que precisa ser feito. Assim, diminuem os riscos de esquecer algo ou perder tempo em tarefas desnecessárias

 

Reduza Falhas

Como o checklist mostra todos os itens que precisam ser executados, a chance de ocorrer uma falha no processo é menor. O profissional vai “marcando” tudo que já foi feito e verifica em segundos se tudo foi executado conforme o esperado.

 

Checklist Automático

É possível fazer um checklist usando papel e caneta ou uma tabela de Excel, por exemplo. No entanto, hoje já existem tecnologias que permitem usar essa ferramenta de forma mais prática e automatizada.

A Novidá desenvolveu uma plataforma de gestão de esquipes operacionais, que acompanha a movimentação de colaboradores durante sua jornada de trabalho. Nesse sistema, o gestor visualiza em histórico e tempo real todas as atividades executadas por seus colaboradores.

Através de um aplicativo, os funcionários também recebem um checklist automático para cada atividade, descrevendo todos os itens que precisam ser cumpridos para a realização da tarefa. Dessa forma, sua empresa terá resultados otimizados e de maior qualidade.

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