Como criar processos em uma empresa? Será mesmo que isso é possível?

Pense bem: por mais que as atividades, procedimentos e tarefas de uma empresa sejam desorganizadas, sem controles ou monitoramento, algum processo, mesmo que rudimentar, existe.

É claro que esse tipo de processo produtivo é desestruturado e ineficiente. E esse é o verdadeiro desafio de quem busca descobrir como criar processos em uma empresa: entender como eles são feitos atualmente para encontrar uma maneira de melhorá-los.

Mas, espere um pouco! E quando uma empresa é criado do zero? Bem, nesse caso, talvez se possa falar em criação de processos. Mas, na verdade, sempre haverá uma pesquisa de como o mercado opera, um benchmark das melhores práticas, para servir de base para seu aperfeiçoamento e adaptação desses processos às necessidades específicas do negócio.

Neste post, vamos mostrar como criar processos estruturados e automatizados em uma empresa que já está em operação. Mas você vai notar que as mesmas etapas podem ser usadas, de forma levemente adaptada, para criar processos do zero em uma nova empresa.

Como criar processos em uma empresa em 9 passos

Com as oportunidades geradas pela transformação digital e a disseminação de ferramentas de colaboração online, a automação industrial e de processos em geral se tornou muito mais prática e ágil de ser conseguida.

Seja em linhas de produção ou em atividades de comércio e serviços, a tecnologia trouxe enormes facilidades de comunicação e controle.

Mas, independentemente desses avanços, é preciso saber como criar processos em uma empresa e quais passos seguir.

Confira essas etapas:

1- Alinhamento dos objetivos estratégicos do negócio

É impossível iniciar qualquer projeto de criação de processos em uma organização sem conhecer seus objetivos estratégicos.

Isso porque, dessa forma, os responsáveis pela criação dos processos saberão quais os resultados esperados e, assim, poderão definir seus procedimentos e etapas de uma forma muito mais assertiva e alinhada com as metas estratégicas do negócio.

2- Análise da cadeia de valor

A sequência de processos de uma empresa constitui sua cadeia de valor.

Todo processo se inicia com uma (ou mais entradas) e termina com uma (ou mais) saídas. Essas saídas são o estopim do processo seguinte.

Dessa forma, toda organização tem uma cadeia de processos com o objetivo de gerar uma saída final, uma entrega para o cliente. Essa saída tem um valor percebido que definirá o quanto o cliente está disposto a pagar por ela.

O objetivo da criação dos processos e torná-los o mais eficazes e eficientes possível, para que seus custo de execução, somando todos os processos, seja inferior ao valor percebido pelo cliente final.

Dessas forma, a empresa terá lucro sustentável.

3- Escolha de quais processos priorizar

É claro que o ideal é que todos os processos sejam eficientes e eficazes. Mas não há como criar processos para uma empresa, todos de uma vez. É preciso priorizar os processos mais importantes.

Em geral, deve-e analisar dois fatores:

• Quais processos agregam mais valor para o cliente final
• Quais processos são críticos, isto é: se não ocorrerem de forma adequada podem paralisar a empresa ou gerar prejuízos de difícil reparação

4- Análise do processo como é agora (As-Is)

Escolhidos os processos prioritários, é preciso estudá-los para saber como funcionam atualmente.

Isso se faz, entre outras, das seguintes formas:

• Observação direta dos processos sendo executados
• Entrevistas com todos os envolvidos
• Coleta de documentos, como checklists, manuais, formulários, planilhas etc.

5- Mapeamento do processo

Com as informações coletadas acima, o analista de processos deve proceder o chamado mapeamento dos processos.

Esse mapeamento deve apresentar um diagrama de processos. Trata-se de uma representação visual e esquemática, usando símbolos especialmente definidos para isso.

Um diagrama de processos deve deixar claros:

• O evento de início do processo
• As tarefas a serem realizadas
• O detalhamento de como realizar cada tarefa
• Os agentes (pessoas e departamentos, por exemplo), responsáveis pelas tarefas
• A sequência em que as tarefas são realizadas
• Detalhes do fluxo do processo, como desvios e bifurcações
• Que documentos são usados no processo
• Como o fim de uma tarefa dispara o início da seguinte
• Que critérios usar para tomar decisões durante o processo
• O evento de fim do processo (em muitos casos, dispara o início do processo seguinte)

6- Descoberta de oportunidades de melhorias

Agora que o processo como é executado atualmente ficou claro para todos, é preciso descobrir como melhorá-lo.

Veja as principais oportunidades de melhoria de um processo:

• Atrasos: quando uma tarefa demora a ser finalizado, impedindo que as próximas ocorram
• Gargalos: quando uma tarefa não pode ser completada, impedindo que as anteriores sejam realizadas
• Desperdícios: quando o processo se realiza com uso excessivo de recursos
• Handoffs: quando uma tarefa muda de instância, isto é, passa de um agente para outro, pode haver uma comunicação ineficiente, gerando erros

Existem outras oportunidades de melhoria, como duplicidade de controles, mudança de materiais, novas máquinas e tecnologias e até a extinção de algumas tarefas que não agregam valor ao negócio.

7- Desenho do novo processo (To-Be)

Da mesma forma que se desenhou um diagrama do processo com ele é executado atualmente, agora deve-se desenhar o diagrama do processo como se deseja que ele se realize no futuro.

8- Automatização e monitoramento

Com todos os envolvidos a par do novo processo e devidamente treinados, sua operação se inicia.

Com o uso de softwares específicos, os indicadores de desempenho dos processos são monitorados em tempo real.

Assim, caso ele não esteja atingindo os resultados desejados, poderão ser tomadas as providências necessárias para corrigir isso.

9- Início da melhoria contínua

Não basta saber como criar processos em uma empresa. É preciso melhorá-los continuamente.

Assim, sempre que um processo é otimizado, mas não atinge os resultados esperados, volta-se a etapa 1 desta lista e tenta-se criar um novo processo ainda melhor.

E mesmo quando os processos atingem os resultados esperados, sempre se deve fazer um estudo, de tempos em tempos, para verificar se não existe alguma oportunidade de melhoria que passou despercebida e que pode tornar a empresa ainda mais eficiente e lucrativa.

Agora, ficou claro para você como criar processos em uma empresa?

Então, não perca mais tempo e trate de iniciar esse projeto em seu negócio!

*Este artigo foi escrito pela equipe da Setting Consultoria, especializada em ajudar empresas a estabelecerem o melhor caminho entre sua situação atual e seus objetivos futuros.