Pode parecer ironia, mas a única constante, na vida, é a certeza da mudança, o que implica em sair de uma situação anterior para outra futura, por motivos diversos, inesperados e sobre os quais não se tem qualquer ingerência, ou, por outro lado, resultante de um planejamento onde se controla as variáveis envolvidas.

Em todos os âmbitos, a rápida adaptação a essas novas situações é essencial, seja para a sobrevivência ou para a evolução e o crescimento.

E quando chega a hora, não adianta se desesperar. Mas obter sucesso em se chegar ao outro lado está diretamente ligado a como nos posicionamos diante da certeza da mudança, programada ou não.

Pode-se adotar uma atitude passiva, quando sempre se é surpreendido pelas necessidades de mudanças, ou ativa, quando esses processos são incorporados às nossas rotinas, o que somente se consegue realizando uma Gestão de Mudanças de forma contínua e organizada. Ainda que repentina a origem da mudança, estar habituado a lidar com ela ameniza os impactos e facilita o processo iniciado.

O que é Gestão de Mudanças?

Gestão de Mudanças é uma disciplina dedicada a como se preparar de forma a melhor fornecer suporte aos indivíduos durante os processos de mudanças.

Por que realizar mudanças?

As empresas decidem passar por mudanças e recalcular rotas por motivos diversos, dentre eles: melhorias de qualidade na entrega de seu produto/serviço, fusões, vendas, mudanças de direção.

Por que usar a Gestão de Mudanças?

Para que essas adaptações ocorram de forma a ser não apenas eficaz, mas também de forma eficiente utiliza-se, muitas vezes, modelos estratégicos de Gestão de Mudanças. Essas estratégias levam em conta diversos fatores que englobam os diferentes níveis gerenciais e operacionais da companhia, principalmente um fator que muitas vezes pode ser negligenciado: o fator humano.

E é para ele que a Gestão de Mudanças traz um de seus maiores benefícios: a diminuição do tempo de resposta às mudanças que se fizerem necessárias. Se imaginarmos o corpo humano como uma empresa que tem como objetivo guiar um veículo, temos no cérebro a alta administração, e nos membros e órgãos o chão de fábrica. Os olhos, ao perceberem a aproximação de uma curva, envia a imagem que, imediatamente passa a ser interpretada e analisada para a tomada de uma decisão, que deverá ser executada pelos demais membros. Será necessário mudar o rumo, senão haverá um acidente.

Outras grandes vantagens de se gerir as mudanças, é o aprimoramento da capacidade de se detectar necessidades de mudança e despertar pelo desejo de mudar, ou seja, de melhorar.

Como realizar a Gestão de Mudanças?

Para que a Gestão de Mudanças seja feita da melhor forma possível, é preciso que se pensem em 4 princípios básicos:

a. Compreender a mudança

O primeiro passo é entender as necessidades de mudança, seus impactos positivos e negativos.

A definição do objetivo da mudança é o primeiro passo. Assim, conhecendo os resultados que se quer obter, e mapeando-se as condições atuais do que precisa ser mudado, se pode começar a planejar a mudança.

b. Planejar a mudança

Muitas análises são necessárias antes de se, efetivamente, iniciar um processo de mudança.

Para isso, é importante considerar:

A extensão da mudança: mudanças podem ocorrer em vários níveis dentro de uma empresa, podendo ser individuais, setoriais ou mesmo através de toda a empresa.

Não se esqueça do fator humano: a resistência à mudança muitas vezes acontece no âmbito individual. Evite lidar com esse aspecto de forma reativa, pois isso coloca ainda mais em risco a implementação da mudança. Planejar como isso deve ser tratado ao longo do processo é importante para que os recursos corretos sejam alocados para auxiliar no processo. Lideranças e RH serão os seus maiores aliados neste processo.

Defina como medir o sucesso da mudança: um ponto sempre muito importante em qualquer processo, é preciso definir parâmetros para medir o sucesso e identificar gargalos que possam estar causando dificuldades. Assim, é importante determinar quais os indicadores e métricas que farão parte das análises e relatórios.

c. Implementar a Mudança

As mudanças devem ser implementadas de forma estratégica, mas é preciso verificar as necessidades de adaptações do plano elaborado, caso a situação exija.

Para que a implementação aconteça de forma suave, é importante que se acompanhe os parâmetros de sucesso estabelecidos no planejamento.

É importante também verificar continuamente o nível de engajamento das pessoas envolvidas no processo de mudança. Por isso é importante que feedbacks sejam incentivados.

d. Comunicar a Mudança

Durante todo o processo é importante manter uma comunicação clara com todos os envolvidos.

É preciso demonstrar para todos a motivação para as mudanças que devem acontecer na empresa, bem como as etapas do processo e como cada um dos indivíduos estará envolvido com elas.

É necessário que a linguagem seja clara o suficiente, e preferencialmente utilizada de forma padronizada através dos níveis da companhia, assim evitando más interpretações e mal-entendidos.

A liderança e seu papel na Gestão de Mudanças

Qualquer que seja a mudança dentro de uma empresa, a liderança é importante para guiá-la. Os líderes são aqueles que tem como incumbência realizar o planejamento das mudanças, estimar seus impactos, e comunicar aos indivíduos.

Além disso, a liderança é aquele grupo de pessoas que serve como referência para os indivíduos apoiarem a mudança. Eles são os porta-vozes dos valores da companhia, e devem estar sempre alinhados com os processos que envolvem seus times.

Aqueles que estão na liderança serão os exemplos a serem seguidos, e são pessoas importantes por influenciarem socialmente os indivíduos, e sua relação com aqueles que são seus liderados afetam diretamente a percepção dos mesmos sobre quaisquer mudanças que possam afetá-los.

Os desafios da Gestão de Mudanças

Independente da amplitude das mudanças planejadas, um dos maiores desafios enfrentados por gestores de mudanças é a resistência.

“Sempre foi assim…”, “não vejo o impacto…”, “por que mexer no que funciona?”. Esses questionamentos são muito comuns dentro de qualquer time que precise passar por processos de mudanças. Isso mostra não apenas resistência à mudança, mas o fato de não compreenderem a motivação para fazê-la.

Para enfrentar o desafio de motivar um time durante processos de mudança, é importante que:

• Entender que se está trabalhando com indivíduos, e que cada um possui suas próprias necessidades. Não tentar encaixar todos em categorias, mas sim compreender as motivações e dúvidas de cada um.
• Use diferentes métodos de comunicação para ter certeza de que a mensagem é transmitida de forma correta. Como mencionamos anteriormente, é interessante utilizar-se uma linguagem comum, mas não se pode deixar de explicar os detalhes da mudança de forma que seja compreensível a todos os indivíduos.
• Promova a interação entre os membros do time. Assim é possível verificar como o time, por completo, está adaptando suas rotinas e relações à mudança.
• Com isso, identifique aquelas pessoas que influenciam os demais, e podem se tornar agentes de conscientização, e até mesmo representantes que sejam designados a levarem à liderança as dúvidas e conflitos que possam surgir durante o processo de mudança.

Por todos esses desafios, é importante que os líderes entendam que nem todos os integrantes de um time sejam entusiastas dentro da companhia durante esse processo. Portanto é importante se planejar para lidar com estas pessoas, buscando sempre os incluir, e evitando apenas retirá-los.

Utilizando a tecnologia como aliada na Gestão de Mudanças

Antes de pensar em realizar um processo de mudanças, é preciso planejar e por isso, o mapeamento de processos é importante a ser realizado.

As mudanças podem ser planejadas depois de identificados os gargalos, fontes de desperdício e oportunidades de melhoria.

Para isso, é importante monitorar KPIs e métricas de forma precisa. Quando se possui uma plataforma que, não apenas, possibilite a visualização e rápida análise dos dados, é possível realizar a verificação da necessidade de adaptação das ações planejadas para efetivar a mudança.

A Novidá possui uma solução que une o monitoramento em tempo real de indicadores, juntamente com análises realizadas a partir de princípios de inteligência artificial, tornando ainda mais fácil não apenas a identificação de potenciais melhorias, mas também a tomada de decisões. Visite a nossa página para saber mais!