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Conheça os indicadores para a Gestão de Facilities

Conheça os indicadores para a Gestão de Facilities

indicadores de facilities

A Gestão de Facilities é uma das etapas importantes de qualquer negócio ao promover o bom funcionamento do seu espaço e da sua estrutura física e digital. Assim, existem uma gama de KPIs para quantificar o seu gerenciamento e demonstrar os pontos de atenção e de melhoria dentro de um ambiente de produção. 

Ao manter a sua atenção na infraestrutura do negócio, a Gestão de Facilities cuida de pontos relevantes além do espaço físico. 

Esta área abrange uma enorme variedade de disciplinas que permitem o bom funcionamento, o conforto, a segurança e até a eficiência na utilização dos recursos. Tudo isso ocorrendo de forma integrada, unindo pessoas, processos, diferentes locais e soluções de tecnologia. 

Quer saber mais sobre o que é a Gestão de Facilities, quais são os indicadores importantes desta área e como aplicar da forma correta na sua empresa? Continue acompanhando a nossa publicação e saiba mais!

 

O que é a Gestão de Facilities?

 

Antes de aprofundar no tema de Gestão de Facilities e nos seus indicadores sensíveis ao negócio, é importante visualizar o seu conceito e significado. Para isso existe até uma definição na ISO:

  • A Gestão de Facilities é uma função organizacional que busca integrar as pessoas, a propriedade física da empresa e os seus processos dentro do ambiente construído;
  • O seu objetivo é melhorar a qualidade de vida de quem habita aquele ambiente, além de se preocupar em manter os bons indicadores de produtividade do negócio principal.

Assim, esta área se destaca por cuidar de todos os setores que apoiam o andamento do negócio independente do porte ou segmento que a empresa atua. Uma empresa do ramo de construção civil depende da Gestão de Facilities para auxiliar no controle e gerenciamento dos espaços físicos, além da alocação de diferentes tipos de materiais utilizados na sua operação. 

Funcionários devem ter o seu local de trabalho e circulação definido, além das máquinas que não estão em operação que possuem um local separado para ficarem aguardando. Outro bom exemplo é em um shopping, que possui profissionais para cuidar da manutenção, segurança, conforto e higiene para os clientes que estão ali realizando as suas compras.

 

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A importância dos KPIs para a Gestão de Facilities

 

Ao garantir a funcionalidade de uma organização, a Gestão de Facilities se transforma também em uma área estratégica para o negócio e que depende de alguns indicadores. Outro ponto importante é que mesmo com a mudança da cultura de trabalho vista nos últimos tempos a partir da pandemia do coronavírus, cuidar da infraestrutura do negócio continua com a mesma importância – mesmo que num ambiente digital.

O gerenciamento do espaço de trabalho garante que tudo opere com a qualidade mínima necessária para a saúde e o conforto dos colaboradores, parceiros e até clientes. Para que a empresa tenha uma funcionalidade produtiva, é importante que os recursos humanos, os processos e procedimentos e até a tecnologia sejam gerenciadas da forma correta.

Outro ponto importante na hora de definir ou gerenciar os seus indicadores de performance é entender quais são significativos de acordo com o setor de atuação e o ambiente de produção. Um bom exemplo são os SLAs – ou traduzindo para o português como Acordos de Nível de Serviço, que gerenciam diversos pontos nos contratos com fornecedores e equipes externas.

 

Quais são os principais KPIs para a Gestão de Facilities? 

 

Vale salientar que a importância e o significado de cada um dos KPIs pode ser alterado de acordo com a área de atuação da empresa, sendo essencial o conhecimento do ambiente de trabalho e do cenário do negócio. Assim, existem alguns KPIs que são principais e demonstram pontos para a atenção da Gestão de Facilities.

Um primeiro exemplo de KPI é na área financeira da empresa que simboliza o quanto o investimento na Gestão de Facilities se transformou em eficiência e otimização de recursos. O ROI é este indicador, que demonstra o desempenho financeiro e analisa os custos e investimentos em algumas áreas, como:

  • Custos com limpeza;
  • Custos com manutenção do espaço;
  • Custos operacionais por usuário do local ou do ambiente digital;
  • Custos para operação de data centers ou servidores da empresa;
  • Gastos com aquisição e reposição de ativos para a execução das atividades do negócio;
  • Custos para compras de insumos.

Todos estes valores são comparados com as metas estabelecidas além de permitir uma visão de qualquer tipo de oscilação nos números envolvidos. Outro ponto importante é correlacionar este indicador com outros, como a satisfação do usuário final com o serviço e o andamento dos processos operacionais do negócio.

 

 

Entendendo e mensurando mais indicadores para a Gestão de Facilities

 

Os processos operacionais também podem se tornar métricas para visualizar o andamento da Gestão de Facilities e permitir que esta seja realizada sempre com a máxima otimização e qualidade. Um ótimo exemplo de indicador envolvendo um processo operacional é o tempo para resolução de um chamado da área, como uma atuação de reparo em algum ativo físico da estrutura do local.

Um cenário simples mas que tem um grande impacto para a empresa é qualquer tipo de vazamento que ocorre dentro de um banheiro, como uma torneira quebrada ou um cano vazando. Além do impacto na limpeza do local, sobrecarrega os outros ativos e impacta em mais custos uma vez que o vazamento só irá realmente parar quando for solucionado por completo.

Além do tempo para resolução, a própria quantidade de chamados para manutenção preventiva ou corretiva também é um indicador importante, demonstrando a preocupação em solucionar problemas quando eles aparecem ou até mesmo antes que eles apareçam. A eficiência na comunicação interna além de pontos mais técnicos como a qualidade dos equipamentos, taxa de atualização, processamento e até nível de operação são mais indicadores essenciais para uma visualização eficiente.

A satisfação do cliente e o relacionamento da área com os outros setores da empresa também são pontos importantes e que dão uma percepção da qualidade do serviço prestado. Estes podem ser adquiridos de forma subjetiva com pesquisas de opinião ou entendendo números relevantes como a quantidade de reclamações e o andamento das SLAs acordadas nos contratos.

 

 

A importância de acompanhar os KPIs para Gestão de Facilities

 

Partindo da máxima de que não se gerencia o que não se mede, é importante que os KPIs forneçam informações relevantes ao negócio e que permitam acompanhar o andamento das atividades. Não adianta ter um painel digital com diversos indicadores e correlações entre os números uma vez que vai ser complexo administrar e controlar todos estas informações.

Acompanhar os KPIs corretos para a sua empresa e o seu negócio é a principal forma de garantir o sucesso na Gestão de Facilities, uma vez que estes indicadores permitem uma tomada de decisão muito mais assertiva. Outro foco é permitir que estas ações envolvendo os indicadores sejam sempre voltadas para a redução de custos e melhoria contínua dos processos, seguindo a linha da metodologia Lean Manufacturing.

Esse tipo de visão deve acompanhar sempre qualquer etapa do negócio, permitindo assim que a cultura do Lean esteja presente de forma clara em todas as partes da empresa. Um colaborador que identifica uma melhoria na infraestrutura da organização deve ter espaço e reconhecimento para sugerir as mudanças e melhorias. 

 

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Como a Novidá pode ajudar a medir esses indicadores?

 

A Novidá é o parceiro ideal para o seu negócio conseguir aplicar uma Gestão de Facilities de qualidade além de medir os indicadores importantes para visualizar o andamento da operação. Com um produto de alta tecnologia e que aplica conceitos importantes como a Internet das Coisas e a inteligência artificial, a plataforma permite ainda uma melhoria contínua dos processos operacionais de forma transparente e colaborativa.

Um ótimo exemplo de aplicação é no acompanhamento das atividades desempenhadas pelos funcionários, garantindo o controle e o monitoramento para uma gestão efetiva. Além disso, os tempos de execução e até a frequência de atividades podem demonstrar o real estado da execução permitindo também o controle das demandas e dos prazos para a finalização do serviço.

 

Saiba mais! 

A Gestão de Facilities é uma ótima forma de entender o andamento da infraestrutura do negócio, tanto física quanto digital para permitir uma operação saudável e com todos as etapas de apoio funcionando normalmente. Visualizar os KPIs relevantes ao negócio é uma ótima forma de manter a eficiência e a otimização na utilização dos recursos.

Continue acompanhando as publicações no blog da Novidá e saiba mais dicas para otimizar ainda mais a gestão do seu negócio!

 

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