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Matriz de Eisenhower: Como usá-la para aumentar a produtividade

Matriz de Eisenhower

Provavelmente o seu dia-a-dia é cheio de atividades diferentes. Em um mercado cada vez mais dinâmico, os colaboradores se tornaram multitarefas, o que gera uma quantidade maior de compromissos para se atentar.

Não é raro nos perdermos em meio as inúmeras tarefas do dia-a-dia, sem saber o que priorizar e o que deixar para depois. Nessa desorganização, nosso ritmo de trabalho diminui, a produtividade cai e no fim do dia atrasamos várias atividades.

A Matriz de Eisenhower é uma solução interessante para diminuir esse problema. De forma simples, ela ajuda qualquer um a priorizar tarefas de qualquer tipo.

 

O que é Matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower é uma ferramenta de organização de rotina, que procura ajudar na priorização de tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência.

O criador desse método foi Dwight Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos, que era bastante conhecido por ter a performance de sua rotina na palma da mão. Ele costumava dizer que “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”

Basicamente, a matriz funciona da seguinte forma:

– Faça quatro quadrantes divididos por dois eixos, um representará a “Importância” e o outro a “Urgência”

– Numere os eixos de 1 a 4 de acordo com a prioridade que eles devem receber (falaremos logo abaixo sobre cada quadrante)

– Distribua as tarefas que precisam ser realizadas nos seus respectivos quadrantes.

Ou seja, você terá um quadro assim:

Diagrama de Einsehower

 

Os quadrantes da Matriz de Eisenhower

Importante E urgente: Essas são as atividades com prioridade 1, ou seja as que você precisa fazer agora. Aqui você elencará tudo que tem relevância e que não pode ser adiado. Portanto, a recomendação é que você comece a fazer as atividades desse quadrante imediatamente

Importante MAS não urgente: Essas tarefas têm prioridade 2. Isso porque elas tem grande impacto e precisam ser realizadas, porém elas podem ser feitas em médio ou longo prazo. Dessa forma, o ideal é programar quando você fará cada uma dessas tarefas.

Urgente MAS não importante: Esses itens têm prioridade 3. Existem diversas atividades mais operacionais no dia-a-dia que devem ser feitas rapidamente mas não geram grande impacto ao negócio. Fazer ligações, reuniões, e-mails, agendamentos… tudo isso costuma encaixar nessa categoria. Aqui, o recomendado é tentar delegar essas tarefas para alguém do seu time que esteja com mais tempo, por exemplo.

NEM importante NEM urgente: Essas tarefas têm prioridade 4… Na verdade, você só vai realiza-las se já tiver esgotado todas as atividades dos outros quadrantes. Se você não tem nada de urgente e/ou de importante para fazer, você pode ocupar seu tempo com tarefas de menos valor. Porém, ao menos pensando no ambiente corporativo, é raro você chegar a esse ponto. Por isso, o mais comum é simplesmente “deletar” essas atividades da rotina.

 

Como se organizar e aumentar a produtividade com a Matriz de Eisenhower

Mas afinal, como usar a Matriz de Eisenhower para ser mais eficiente no dia-a-dia?

Um dos pontos fundamentais é saber a diferença entre “importante” e “urgente”. Importante é aquilo que está relacionado a metas, objetivos claros e que geram um impacto. Do outro lado “urgente” são as atividades que têm um prazo curto: elas precisam ser feitas em pouco tempo ou elas não serão feitas.

Como vimos, as tarefas podem ser urgentes E importantes ou ter só um desses atributos. O essencial é que você coloque as tarefas no quadrante certo para priorizar o que de fato precisa ser feito.

Lembre-se também que a matriz prevê um ciclo de melhoria contínua. Ou seja, conforme você for cumprindo as tarefas mais importantes e urgentes, outras irão surgindo. Tarefas que não eram urgentes antes, podem mudar de quadrante conforme o tempo passa. Enfim, trata-se de uma ferramenta dinâmica, que tem que ser alterada a cada execução de atividade.

Por fim, existem algumas dicas básicas de preenchimento. Por exemplo, limite uma quantidade específica de tarefas para cada quadrante; Não misture atividades pessoais e profissionais no mesmo diagrama; E claro, evite ao máximo se distrair e cumpra as ordens de prioridade estabelecidas.

 

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