Uma das palavras que sempre está presente em discussões, não apenas nos ambientes empresariais, mas também na vida pessoal, é produtividade no trabalho.

Mas, qual é o seu conceito e porque cada dia mais esse tem sido o centro das atenções de todos – empresas e empregados?

Definindo produtividade no trabalho

De acordo com o Dicionário Michaelis, Produtividade é a qualidade ou condição do que é produtivo, é o potencial de produzir. Transportando para o meio empresarial, surge, então, a expressão, muito utilizada em Economia, Produtividade no Trabalho, que é definida como sendo o “quociente da produção pelo tempo utilizado para obtê-la”.

Inicialmente, como vimos, o parâmetro básico para se classificar como produtivo ou improdutivo um determinado processo, era somente o tempo. Nos dias atuais, podemos resumir que produtividade é a relação entre o trabalho que consegue ser realizado com um determinado recurso, seja ele material, ou não.

É, pois, uma medida que pode ser realizada tanto no âmbito geral da empresa, quanto a nível individual de seus colaboradores, constituindo importante indicador de desempenho na gestão empresarial, amplamente aplicável, seja em micro ou em macro ambientes laborais.

Mas porque monitorar a produtividade no trabalho é importante?

Como a produtividade é uma medida relacional entre resultado alcançado versus recursos utilizados, ela é um KPI fundamental para os processos de gestão operacional, tomada de decisão e planejamento estratégico e alocação dos diversos recursos da empresa.

Seja o planejamento do tipo MRP ou mesmo alocação específica de recursos para determinada atividade dentro da empresa, muitos processos podem ser submetidos a melhorias contínuas a partir do momento em que a produtividade no trabalho é monitorada.

Em suma: o resultado de uma determinada entidade é diretamente proporcional à produtividade alcançada em suas tarefas internas. Maior produtividade no trabalho é proporcional a um maior resultado. Daí o crescente interesse aumentar a produtividade.

Quais fatores do ambiente empresarial influenciam nas métricas de produtividade no trabalho?

No ambiente empresarial, é importante que se pense em três âmbitos, que são intrinsicamente integrados: processos, ferramentas e pessoas.

Para compreender a medição de produtividade no trabalho que deve ser feita, o primeiro passo é sempre conhecer os processos nos quais elas serão realizadas, o que se consegue através do Mapeamento de Processos, que é uma ferramenta de grande importância para lançar luz sobre este primeiro ponto.

Uma vez conhecidos os processos, é importante realizar auditorias no sentido de se buscar o alinhamento desses processos em relação aos objetivos da empresa, e assim verificar os dois próximos pontos.

Pensando no âmbito das ferramentas, é preciso garantir que não apenas àquelas necessárias para a execução das atividades estejam disponíveis e adequadas, mas também é preciso garantir que àquelas necessárias para um monitoramento preciso de métricas e indicadores esteja disponível e também adequada para os objetivos da empresa.

O terceiro ponto é compreender as pessoas e como a produtividade individual contribui para os indicadores de produtividade geral da empresa. Essa compreensão é a base de uma boa gestão de RH é importante não apenas para que seja realizada uma alocação eficiente de pessoas, mas também para compreender suas motivações intrínsecas e extrínsecas, seus traços precursores que possam contribuir para se alcançar objetivos, suas curvas de aprendizado para ajustar as expectativas entre as duas partes envolvidas.

Como você, como indivíduo, pode melhorar sua produtividade no trabalho?

Ser produtivo exige certa disciplina.

É preciso conhecer as tarefas que tem de ser realizadas, e saber como priorizá-las.

É preciso planejar para que a gestão do seu tempo, um dos principais recursos do indivíduo, seja aproveitado da melhor forma possível. Algumas dicas:

• Organize o local de trabalho, seja ele sua mesa, sua sala, ou mesmo os documentos em seu computador. Melhorando esta condição, o trabalho é facilitado, porque sabendo o lugar de cada coisa é mais rápido encontrar todos os recursos, ferramentas e documentos que precisar. Para isso, considere utilizar a conhecida metodologia 5S.
• Quando tiver uma tarefa muito grande para ser cumprida, divida-a em tarefas menores. Isso facilita a programação do tempo para a ocupação do colaborador com cada uma das atividades. Se preferir, crie checklists para controlar cada um dos passos.
• Classifique as prioridades. Uma classificação possível é entre: importantes, urgentes e circunstanciais (conhecidas pela Tríade do Tempo, por Cristian Barbosa).
• Ainda, é possível classificar as atividades dentro de uma Matriz Eisenhower, que facilita a definição das tarefas que devem ser cumpridas imediatamente, aquelas que podem ser delegadas, e até eliminadas da rotina do colaborador.
• Anote todas as suas pendências mesmo que pequenas. Para isso, pode usar a ferramenta que melhor se adequa às suas necessidades e preferências, como aplicativos virtuais, agendas ou planners, post its, para citar alguns.
• Separe espaços de tempo para a execução de cada uma das tarefas, e limite ao mínimo as possíveis distrações. Foco é necessário para realizar o trabalho não só mais rápido, mas da melhor maneira possível.
• Não se esqueça de descansar, pois é uma forma de autocuidado que influencia diretamente na sua produtividade. Quando mais cansada, menos produtiva será a pessoa.

Como indivíduo, um dos principais pontos de partida e alicerces para a realização de um bom planejamento e melhoria na produtividade no trabalho, é o autoconhecimento.

Conhecer seus limites e o seu ritmo para a realização das tarefas são dois aspectos essenciais. Só conhecendo bem esses dois pontos você será capaz de dizer não quando necessário, e também saber as estimativas corretas para a realização das tarefas.

Respeitar os seus limites também vai fazer com que você evite, por exemplo, fazer horas extras sem que seja realmente necessário. É importante respeitar os horários de trabalho e planejar o fluxo de trabalho para que ele se encaixe nesse período.

A produtividade no trabalho como consequência do esforço coletivo

Cada um fazendo a sua parte, os times conseguem ser produtivos como coletivo.

Mas, gestores precisam acompanhar indicadores e métricas para que possam tomar decisões para ajudar no melhor desenvolvimento de sua equipe.

Para isso, o foco do gestor deve estar em:

• Padronizar os fluxos de trabalho
• Focar no controle de tarefas, e não de pessoas
• Abra canais de comunicação claros e participativos
• Dê feedbacks e aceite feedbacks também
• Foque no que pode fazer para ajudar a motivar o time
• Acompanhe sempre os indicadores de produtividade no trabalho para:
  • Identificar oportunidades de melhoria de processos
  • Identificar necessidade de novas ferramentas
  • Identificar necessidade de treinamentos
• Defina e delegue as responsabilidades
• Faça reuniões apenas quando realmente necessário. Elas costumam demandar muito tempo do time.

Mais pontos interessantes que podem ser pensados são soluções de automatização de processos ou pelo menos parte deles, de forma a melhorar os indicadores de tempo, e permitir que seu time se concentre nas atividades que mais exigem sua energia.

A Novidá consegue te ajudar a melhorar a produtividade no trabalho!

Integrar o monitoramento de métricas à rotina dos colaboradores é importante para se melhorar a produtividade dos times.

Sua plataforma plug and play é capaz realizar o monitoramento de métricas em tempo real, acompanhando rotinas diárias e gerando relatórios e análises, baseados em aprendizado de máquina e inteligência artificial.

Assim, é fácil identificar desperdícios de recursos nos seus processos e ainda aponta onde as melhores ações podem ser tomadas.

Além disso, é um sistema interativo e integrado na nuvem e em múltiplas plataformas online, o que ajuda na interatividade e engajamento do time, elevando o papel do colaborador para o centro da melhoria contínua.

Para saber mais sobre a nossa plataforma e alguns casos de sucesso da aplicação das nossas ferramentas, acesse a nossa página!