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4 passos para evitar retrabalho na empresa

4 passos para evitar retrabalho na empresa

Uma das maiores fontes de desperdícios, e origens de gargalos, dentro de uma empresa são processos nos quais ocorre da necessidade de retrabalho.

Este é um problema que pode ocorrer em processos dos mais diversos setores como comunicação, tecnologia e indústria. Mas pode ser mapeado e, muitas vezes, ter seu impacto reduzido ou eliminado.

O que é retrabalho?

O conceito de retrabalho é bem simples: refazer uma atividade que já havia sido realizada, devido a não se ter alcançado o objetivo esperado. É o fazer mal feito.

Não se pode confundir com fazer de novo visando implementar melhorias no processo ou no produto final.

Quais as principais causas de retrabalho?

O retrabalho pode ter diversas causas dentro de uma empresa. Desde uma falha na comunicação de como uma atividade deveria ser executada, até a não ficar claro quanto aos objetivos que deveriam ser alcançados com determinado processo.

Ainda pensando em planejamento e comunicação, mudanças em processos enquanto eles já estão em andamento são um grande perigo! Muitas vezes essas mudanças levam à necessidade de se recomeçar o processo e, consequentemente, ao retrabalho.

Outra causa de retrabalho é a alocação incorreta de pessoas dentro de um processo, pensando em suas competências e qualificações. Empregados que não recebem o treinamento correto para exercer uma função ou executar uma atividade podem, então, ser a fonte de muitos erros acontecidos no processo e que podem resultar em retrabalho.

Consequências do retrabalho

Perda de tempo – aumento do lead time

Qualquer que tenha sido o motivo gerador do retrabalho, uma coisa é certa. O tempo inicial dispendido na execução da tarefa foi perdido.

Há uma máxima que diz: “Quem faz errado, faz duas vezes!” Mas isso não implica, necessariamente, que o tempo será o dobro, pois pode ser que seja necessário gastar ainda mais tempo para corrigir o erro.

Imaginemos uma linha de montagem de relógios. Ao final, descobriu-se que uma das engrenagens internas deixou de ser colocada ou foi posicionada de forma inversa fazendo com que os ponteiros girem em sentido anti-horário. A solução exige que, primeiro, se desmonte o relógio para, só então, repetir o processo de montagem correto.

O resultado final é que, quanto mais vezes você tiver que realizar um trabalho para que consiga alcançar o objetivo determinado, mais tempo irá demorar para se chegar ao produto final.

Queda da produtividade

Pensando em produtividade lembramos de dois fatores: produção e tempo. Se gastamos mais tempo para ter a mesma produção, observamos uma menor produtividade.

Mas há um outro fator importante: quanto mais tempo for dedicado ao retrabalho, menos tempo consegue dedicar aos outros aspectos do seu processo, em especial aqueles voltados para a melhoria contínua, que possibilitariam um aumento da produtividade ou agregação de valor ao produto ou serviço final.

Desmotivação do time

Refazer algo que não saiu corretamente da primeira vez, independente do motivo, é desgastante mentalmente, ainda mais no dia a dia, em que se é constantemente cobrado por resultados. Se houver, o que geralmente há, vinculação da remuneração com indicadores de desempenho, que são afetados diretamente pelo retrabalho, a desmotivação pode ser ainda maior. Além disso, enquanto dedicado ao retrabalho, o  empregado fica impossibilitado de desenvolver novas atividades.

Insatisfação do cliente

Tudo o que não se quer é um cliente insatisfeito, seja pelo atraso ou pela não efetivação da entrega dos pedidos realizados, seja por entregar seus produtos/serviços com defeito ou incompletos. A ocorrência de tais fatos não fica restrita ao cliente insatisfeito, pois a imagem da empresa ficará prejudicada junto a todos os players do mercado onde atua.

Aumento de custos

Ainda que consiga manter a motivação do time, e contornar a situação com o cliente, além da “perda de tempo”, há outra certeza advinda do retrabalho: o aumento de custos.

A necessidade de retrabalho significa não somente a oneração dos custos pela utilização dos mesmos recursos que fizeram parte do processo na primeira vez, como tempo, máquinas e pessoas, mas também de novos gastos com matérias primas e materiais que não puderam ser reaproveitados, ociosidade em fases subsequentes de processos de produção e gastos marginais necessários à identificação e correção das falhas.

Para melhor entender, pensemos numa confeitaria que levou dois dias preparando doces e confeitos “diet” para um evento. Inadvertidamente, um dos confeiteiros se esquece e usa o açúcar de confeiteiro para finalizar todos os confeitos, ou seja, todo o trabalho foi perdido, incluindo todos os materiais utilizados na produção. A depender do momento em que isso ocorre, não sendo possível o retrabalho, ainda poderá haver indenização a ser paga.

Como prevenir o retrabalho?

1 – Planejamento de processos (identifique gargalos)

O primeiro passo para se prevenir o retrabalho de acontecer é identificar o motivo pelo qual ele se tornou uma necessidade.

Realize o mapeamento dos processos que estão envolvidos na necessidade identificada. Assim é possível visualizar o fluxo entre as operações, e apontar os pontos que representam os gargalos.

O fluxo de tarefas deve ser elaborado da forma mais clara possível, ou seja, crie um padrão de como cada atividade deve ser executada, pois isso evita possíveis erros.

2 – Mantenha uma comunicação clara junto à equipe

Realização de reuniões, criação de checklists e procedimentos de trabalho são algumas das principais ferramentas para deixar claro para a equipe como o trabalho deve ser realizado.

Utilizar, também, Gestão à Vista, é uma outra importante forma de permitir que os empregados saibam como estão sendo acompanhados e os indicadores que representam seu desempenho e produtividade. Assim eles podem, também, realizar auto-gestão.

Mas é essencial lembrar que comunicação é uma via de mão dupla. Escute o seu time. Eles que estão envolvidos nos processos podem ter boas ideias para a melhoria dos processos, e que possam evitar o retrabalho.

3 – Monitore as métricas e KPIs

Além de ter objetivos bem definidos, é importante monitorar as métricas e indicadores escolhidos, da forma mais fiel possível à realizada, evitando estimativas.

Apenas assim é possível acompanhar e identificar mais rapidamente os pontos de gargalo e desperdício de recursos dentro de um processo.

4 – Se puder, automatize processos

Automatizar processos é uma solução para eliminar, ou reduzir, o erro dentro de um fluxo de trabalho.

Isso permite um maior controle de qualidade, e torna possível a realização de ajustes rápidos, quando há um monitoramento correto e planejamento para que as equipes de manutenção possam agir de maneira facilitada.

A Tecnologia é uma grande aliada para acabar com o retrabalho!

Para todos os pontos colocados acima, a tecnologia é uma grande aliada!

O mapeamento de processos pode ser realizado com a ajuda de tecnologias alinhadas à Internet das Coisas, como um sistema de tracking de pessoas e veículos internos.

Para definir o planejamento a ser realizado de forma assertiva, o monitoramento em tempo real de métricas e KPIs pode ser realizado através de plataformas virtuais, o que facilita inclusive o monitoramento remoto desses parâmetros. Aliando a aquisição à análise de dados através de ferramentas de inteligência artificial, é muito mais fácil identificar gargalos e fontes de desperdício, e escolher a forma mais eficaz de tratá-los.

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