A solução de problemas de forma estruturada desempenha um papel fundamental em uma transformação lean, mas raramente é discutida. O desenvolvimento de habilidades de resolução de problemas promove o aprendizado, impulsiona a mudança desejada e ajuda os indivíduos a entenderem melhor como o lean funciona como um sistema, além dos objetivos de negócios relacionados à resolução de problemas. Dito isso, é surpreendente o pouco tempo e esforço que muitas organizações dedicam à construção de fortes habilidades de resolução de problemas.

Grande parte da atenção parece estar focada em ferramentas como 5S, mapeamento de fluxo de valor e outras que são consideradas mais fáceis de implementar e menos propensas a encontrar resistência das pessoas. Como resultado desta equação, a transformação profunda não ocorre, as melhorias implementadas não duram e as grandes vantagens que podem ser obtidas através do pensamento enxuto nunca são percebidas na prática.

Para a maioria das pessoas, a solução estruturada de problemas precisa de reprogramação interna, ou a famosa gestão da mudança! Lutar contra o impulso de avançar sem compreender completamente o problema, dividir o problema em problemas menores para obter um conhecimento mais profundo do cenário e formular uma causa raiz lógica com base nos 5 porquês não são respostas naturais para a maioria dos indivíduos. 

Como resultado, em vez de apenas ensinar uma nova ferramenta, a construção de habilidades de resolução de problemas exige alterar a mentalidade das pessoas. Quando uma pessoa está disposta a mudar, mas as outras não, a tarefa se torna ainda mais difícil.

Pensando neste cenário, mapeamos quatro grandes desafios que contribuem para a má resolução de problemas em uma empresa. Conhecer esses quatro desafios a fundo ajudará você a concentrar seus esforços quando a cultura na sua empresa não estiver mudando tão rapidamente quanto deveria.

1. A maioria das pessoas acredita que sabe resolver problemas. 

A maioria das pessoas acredita que vem resolvendo bem os problemas há anos e não acredita que precise mudar. No entanto, para muitas dessas pessoas, a solução de problemas é adicionar uma inspeção a um equipamento quando ocorre uma falha, remover um funcionário ineficiente ou pressionar fornecedores a reduzirem preços quando as despesas ficam muito altas. 

Elas ficaram satisfeitas com essas ações, pois demonstraram que agiram com rapidez e abordaram diretamente o assunto. Infelizmente, em vez de corrigir os problemas, suas medidas apenas aliviam os sintomas e proporcionam alívio temporário. 

Para ajudar os indivíduos a entender isso, eles devem primeiro reconhecer que algo que fizeram anteriormente – e possivelmente agora fazem – estava errado. Isso é difícil de alcançar e exige confiança, um alto nível de comunicação e a capacidade de se desafiar efetivamente. Para piorar as coisas, não existe uma solução única para ajudar alguém a mudar sua mentalidade e abordagem aos desafios.

2. Muitos praticantes lean e consultores não têm uma compreensão suficientemente forte da resolução de problemas para conduzir a mudança de forma eficaz. 

Infelizmente, muitos dos responsáveis ​​por impulsionar a mudança de pensamento nas organizações não têm a compreensão necessária da resolução de problemas para que isso aconteça. 

Isso leva a um forte foco nos instrumentos e ferramentas mais simples para impulsionar a mudança e, embora possam mostrar alguma melhora inicial nos resultados, eles nunca têm o potencial de sustentá-los ou resolver as preocupações mais profundas da organização. 

O desejo de resolver todos os problemas com um A3 quando, na verdade, a maioria dos problemas não exige esse grau de esforço é outro sintoma de uma lacuna de conhecimento entre aqueles que facilitam o esforço.

Escolher alguém para ajudar na transformação lean é um passo crucial. Mostrar ao candidato um problema crucial que a empresa está enfrentando e perguntar como ele o resolveria é uma estratégia para aumentar suas chances de sucesso. 

Se o candidato não puder descrever rápida e claramente o método, incluindo o papel que o coaching desempenharia, ele provavelmente não possui um entendimento completo da solução estruturada de problemas para ser eficaz no uso dos instrumentos. Em resumo, uma perda de tempo.

3. Falta de paciência e perseverança quando se trata de transformação.

Leva tempo e perseverança para mudar a mente das pessoas. O fracasso resultará se você não entender isso e esperar resultados rápidos. 

Mesmo dificuldades menores e únicas que não exigem um documento A3, por exemplo, exigem estrutura. Independentemente de quão simples seja o problema, o objetivo no desenvolvimento de habilidades de resolução de problemas deve ser ajudar as pessoas a aprender o processo, que envolve descrever claramente as dificuldades em termos de não atingir uma meta ou padrão e atingir uma meta. 

O exercício dos 5 porquês pode ser usado para estabelecer logicamente as possíveis causas-raiz, e quanto mais pessoas puderem realizá-lo com problemas simples, mais pessoas poderão aplicá-lo a problemas maiores e mais difíceis no futuro.

4. A mudança é resistida pelos líderes.

Para que a iniciativa tenha sucesso, os líderes devem estar ativamente envolvidos na mudança e aprender a lidar com os desafios organizados. 

Eles devem aprender em profundidade para se tornarem professores e, mais significativamente, para modelar o seu comportamento diante dos desafios. Quando surge um problema, perguntar às pessoas sobre a expectativa ou o padrão que não foi alcançado e usar uma técnica dos 5 porquês para direcionar a conversa quando alguém pula em uma contramedida deve se tornar uma prática regular do líder.

DIFÍCIL, MAS OBRIGATÓRIO

Desenvolver boas habilidades de resolução de problemas em toda a organização é uma tarefa difícil, apesar de sua importância. 

Um treinador com muita experiência em resolução de problemas e uma compreensão completa do comportamento humano é necessário para o sucesso. É algo que deve ser feito pessoalmente, não em uma aula de treinamento ou em uma sala de conferência, quando surgem problemas. Embora não seja simples, à medida que a equipe tem uma melhor compreensão da solução estruturada de problemas, a velocidade da transformação aumenta. 

Quando as pessoas percebem como ferramentas “simples” se conectam com outras ferramentas e elementos para melhorar a qualidade e o fluxo de trabalho, até produtos “simples” como o 5S começam a significar mais para elas.