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Trabalho estruturado: evitando a armadilha da complexidade

Trabalho estruturado: evitando a armadilha da complexidade

A adoção do processo padronizado é um dos aspectos mais desafiadores de um esforço de transformação lean. Os benefícios do trabalho estruturado, que muitas vezes são negligenciados por aqueles que aprendem lean, incluem reduzir a variabilidade do processo e do produto, fornecer um ponto de partida para investigar problemas, ajudar as pessoas a identificar quando um problema está prestes a ocorrer e permitir que as melhorias sejam sustentadas.

Dentro da indústria de petróleo e gás, é comum encontrar resistência de pessoas que reconhecem imagens de um dos grandes players, que são conhecidos por criar instruções grandes, excessivamente complicadas , que sufocam a inovação e, na realidade, não podem ser totalmente seguidas – petróleo e gás infelizmente não é a única indústria onde isso ocorre. Empresas em praticamente todos os setores complicam a documentação ao ponto da ineficiência e sufocam a criatividade dos membros da equipe .Os documentos nessas empresas tendem a ser longos, complexos e raramente mudam, criando uma falsa sensação de segurança de que as políticas estão auxiliando na obtenção de um resultado constante, previsível e inerentemente seguro em toda a operação.

 

Pensamento Enxuto x Trabalho Estruturado 

Então, qual é a diferença entre uma abordagem enxuto de pensar para o trabalho padrão e uma onde a documentação é ineficaz e sufocante? Ambos abordam a padronização com o objetivo de reduzir a variação na forma como o trabalho é feito. Ambos usam diretrizes para garantir que os aspectos mais críticos do processo sejam protegidos e que o trabalho seja concluído com segurança e alto padrão . _

Para evitar tomar o caminho errado ao realizar o trabalho prescrito , é fundamental entender as principais diferenças entre as duas abordagens e o que torna uma mais eficaz que a outra.

 

Auxiliado pelo Método Científico

Apesar das inúmeras diferenças entre uma enxuta e uma abordagem tradicional de padronização, a diferença mais marcante é que o trabalho nas organizações enxuto é guiado pelo método científico ou uma mentalidade PDSA (plan -do-study-act), enquanto o trabalho nas organizações tradicionais é não. Mesmo que pareça ser uma pequena distinção, o impacto na contabilidade , bem como em outros aspectos do negócio, pode ser dramático .

Em ambos os tipos de organizações, o trabalho documentado é a melhor prática corrente conhecida no momento em que foi desenvolvido, e espera – se que seja seguido exatamente como está escrito. As organizações guiadas pela filosofia PDSA , por outro lado , aceitam a ideia de que aderir a uma prática para produzir consistentemente um trabalho seguro, eficiente e de alta qualidade é uma hipótese – e que as pessoas estão sempre tentando provar que essa hipótese está errada. Quando ocorre um problema, uma confusão ou um incidente , assume – se que a hipótese estava incorreta e que uma solução rápida – ou melhoria – é necessária para evitar um erro semelhante no futuro. A mudança no processo torna-se uma nova hipótese de que funcionará conforme o esperado e, se necessário, desencadeará ações adicionais.


As organizações tradicionais não abordam esses padrões porque não é um comportamento típico das pessoas buscarem algo que criaram para falhar . Uma quantidade significativa de tempo seria gasta criando o papel ideal , que incluiria detalhes suficientes para descrever com precisão o processo prescrito .Quando a instrução é liberada, o trabalho é considerado “concluído” e a pessoa passa para o próximo projeto .O documento só seria revisado se houvesse um grande problema que exigisse atenção imediata . E porque as pessoas não estão procurando por razões precisas pelas quais uma prática está falhando , pequenos problemas serão negligenciados. Como resultado , a melhoria contínua do processo não ocorre e a variabilidade entre os operadores em como o trabalho é realmente concluído cresce.

 

Uma Mudança Mental sobre o trabalho estruturado

Manter instruções claras, visuais e fáceis de seguir exige mais do que simplesmente dizer às pessoas o que fazer. Requer uma mudança de pensamento muito mais significativa do que muitas pessoas acreditam ou estão dispostas a aceitar. Quando o trabalho rotineiro é abordado como parte de um experimento contínuo para desenvolver o processo ideal , ele é visto como muito mais do que apenas um meio de transmissão de dados. Ele será visto como um catalisador para o aprendizado e a solução eficaz de problemas, bem como um componente crítico do sucesso geral da empresa .

Case Boticario - Gestão de Processos

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