O trabalho está em constante evolução. Muito provavelmente a sua rotina, seus processos e até suas ferramentas são diferentes do que eram há 5 ou 10 anos, por exemplo. No entanto, quando falamos do workplace (ou local de trabalho), geralmente as mudanças são menores.

Em um momento de avanço das tecnologias e transformações ainda mais intensas nas dinâmicas de trabalho, agora estamos dando a devida atenção ao workplace. Percebemos que o ambiente tem grande influência na produtividade dos funcionários e, portanto, é preciso pensa-lo de forma mais estratégica.

O que é Workplace Management?

Com essa visão em mente, surgiu o conceito de Workplace Management, ou “Gestão do Espaço de Trabalho”. A ideia é promover melhorias no ambiente corporativo para aprimorar a experiência dos funcionários. Ter colaboradores mais engajados significa ter mais eficiência, ou seja, todo mundo sai ganhando.

Mas o que é exatamente “gerir” esse espaço físico? Muita coisa pode estar incluída aí: desde a organização do layout, passando pelas ferramentas de trabalho, os serviços terceirizados que atuam por lá, as tecnologias presentes no ambiente e muito mais. Não é à toa que existem empresas especializadas na gestão de grandes espaços de trabalho.

A importância do Workplace

A maioria dos trabalhadores passa pelo menos 50% do tempo acordado dentro do local de trabalho. É inevitável que, se o ambiente não for agradável e acolhedor, os funcionários vão se sentir incomodados e o desempenho da equipe será afetado.

Se você ainda não se convenceu de que o espaço tem total influência na performance do trabalho, pense nos motivos que tornam um dia no trabalho estressante. Já reparou que em muitos casos não é a rotina em si, mas fatores como calor, problemas no computador, dificuldades no agendamento de salas ou equipamentos e outras situações similares?

Tudo isso desgasta o colaborador e, consequentemente, diminui sua produtividade. E tudo isso pode ser resolvido com a melhoria do espaço físico de trabalho.

Uma boa gestão do workplace enxerga a vida profissional como uma extensão da vida pessoal. Assim como o funcionário se sente bem em casa, ele também precisa estar confortável no trabalho. Assim, é preciso fornecer o máximo de apoio para garantir que nada atrapalhe seu desempenho.

Boas práticas para o melhor aproveitamento do workplace

Agora que você entendeu a importância de ter um local que atenda todas as necessidades do time, é hora de colocar a mão na massa e traçar ações para otimizar seu ambiente!

Ouça seus colaboradores

Certamente não existe ninguém melhor que os próprios funcionários para dar sugestões de como seria o ambiente ideal de trabalho. Por isso, vale a pena fazer pesquisas constantes com a equipe, verificar quais são os maiores problemas enfrentados e como poderia resolvê-los.

É claro que isso não vai trazer todas as respostas que você precisa. É possível que os próprios colaboradores não enxerguem alguns dos problemas ou até não conheçam possíveis soluções. Por isso, vale a pena traçar um perfil dos funcionários e, com os dados em mãos, tentar entender como tornar a experiência no trabalho mais agradável.

Se preocupe primeiramente com o básico

Ter um escritório descolado, tecnológico e confortável é super importante. Mas, antes de pensar nisso, você precisa garantir que o básico está funcionando.

Seus equipamentos estão em ordem? O serviço de limpeza funciona corretamente? É fácil agendar uma sala de reunião? Os sistemas internos são eficientes?

Esse tipo de situação precisa estar totalmente resolvida antes de pensar em como tornar o ambiente ainda mais confortável. Os próprios funcionários não verão com bons olhos se você trouxer inovações antes de resolver o “arroz com feijão”.

Crie ambientes que incentivem a colaboração       

Vivemos um momento de grandes transformações em diversos setores. Novidades surgem a toda hora e estratégias precisam ser refeitas. Por isso é essencial que os colaboradores conversem entre si, compartilhem ideias e resolvam problemas como equipe.

O espaço físico tem um papel importante para que isso aconteça. Aposte em ambientes mais abertos, sem divisões, onde todos possam se comunicar com todos sem grandes dificuldades.

Mas não se esqueça que lugares mais privativos também são necessários, principalmente em trabalhos que exijam muita concentração.

Vá além do espaço físico

Lembre-se que otimizar o ambiente do trabalho é mais do que pensar apenas em espaço. Também envolve tecnologia, equipamentos e até pessoas.

Não esqueça que os serviços terceirizados (limpeza, manutenção, cozinha, jardinagem e afins) são parte essencial para garantir uma boa experiência no trabalho.

Como a Novidá pode otimizar seu ambiente de trabalho?

A Novidá desenvolveu um software de geolocalização indoor que ajuda empresas a aumentar a produtividade de seus funcionários. Por meio de smartphones ou crachás, acompanhamos a movimentação dos colaboradores dentro do ambiente de trabalho, gerando dados em histórico ou tempo real.

Sabendo onde seus funcionários passam a maior parte do tempo e como é a movimentação no local, o gestor pode reestruturar melhor o espaço disponível. Além disso, é possível gerenciar melhor o trabalho de serviços terceirizados e medir os tempos de execução das atividades.

Quer entender melhor como a Novidá pode te ajudar a otimizar processos? Agende uma conversa com nossos especialistas!