Uma entidade, seja ela industrial ou não, para que possa atingir os objetivos traçados, necessita que as pessoas a ela vinculadas, utilizem, de forma organizada e eficiente, os recursos sob sua responsabilidade. Para isso, é essencial o estabelecimento de procedimentos sequenciais ou concomitantes, com regras específicas e métodos que devem ser observados por todos dentro de seu escopo de atuação. Essa distribuição de obrigações e alocação dos recursos, ao organizar as ações de seus colaboradores, constitui os chamados processos. Estes, por sua vez, devem permitir a integração fluida entre as atividades dentro de uma empresa.
Bem, como garantir que tudo esteja sendo realizado dentro dos parâmetros determinados pela companhia? Esta é, pois, uma questão chave na gestão empresarial, que se vale da “auditagem”, que no caso, é conhecida como Auditoria de Processos.
De forma concisa, Auditorias de Processo são trabalhos sistematizados que visam verificar como estão sendo executados os processos pré-estabelecidos dentro de uma entidade, com vistas a checar sua conformidade com as normas em vigor e a eficiência na utilização dos recursos econômicos, inclusive os recursos humanos, bem como verificar a eficácia dos controles de gestão de processos implantados no monitoramento e avaliação de desempenho.
Ao realizar a auditoria dos processos em uma companhia, dentre outras coisas, é possível mapear gargalos, identificar desperdícios e oportunidades de melhoria.
Auditorias de processo são versáteis e, principalmente, realizadas com os seguintes objetivos:
Podemos pensar, por exemplo, no tempo de execução das etapas de montagem de um determinado produto, hoje feito por um time de 2 pessoas em 3 horas. Quais melhorias poderiam ser realizadas para que este tempo possa ser reduzido?
RH e Contabilidade são setores que são bem familiarizados com auditorias de processo para verificação de adequação a requisitos legais. Alguns exemplos de processos constantemente auditados são: elaboração de folha de pagamento, contabilidade fiscal e tributária, só para citar apenas alguns.
Hoje também despontam questões de suma importância relacionadas requisitos ambientais, já que estes exigem a execução de diversos processos, mesmo que a empresa não tenha um setor específico para tratar disso.
Muitas empresas buscam reconhecimento de órgãos internacionais ou nacionais, que possam ser exigidos para a prestação de determinado serviço, ou para comprovar a qualidade de seus processos. As certificações mais conhecidas são a ISO 9000 (Sistema de Gestão de Qualidade), ISO 14001 (Sistema de Gestão Ambiental).
Muitos produtos têm suas entregas e manufatura atrasadas devido à falta de matéria prima. O que poderia ser realizado para alinhamento do processo de compras e de fabricação funcionem em conjunto?
Um dos grandes equívocos quanto ao entendimento sobre os objetivos de uma Auditoria de Processos é que ela, apesar de permitir a identificação dos desempenhos de pessoas e equipes, não busca responsabilização direta e individual, pois seu foco é o processo, e não o gestor. É através dela que se consegue contextualizar as situações de sucessos, para serem replicados, e de fracassos, para serem corrigidos e eliminados.
O primeiro passo para se realizar uma auditoria de processos, é escolher quais deles serão auditados. Para empresas de maior porte, torna-se difícil a realização de uma auditoria integral dos sistemas, já que muitos processos podem ser realizados em diferentes localizações ou, mesmo, em tempos distintos.
A auditoria pode ser feita, então, em um processo completo, ou em parte dele, dependendo do seu objetivo.
O segundo passo é disponibilizar a documentação necessária para os auditores.
É importante destacar entre esses documentos, o Mapa do Processo, descrevendo suas entradas e saídas. Isso pode ser realizado através de fluxogramas, matrizes, gráficos de tartaruga. Além disso, ter acesso fácil a outros documentos como instruções de trabalho e procedimentos, planos de controle, descrição das características esperadas e checkpoints realizados no processo.
Os principais documentos mencionados acima devem ser descritos de forma a mostrarem duas realidades do processo: como ele é hoje, e como é esperado que ele fosse. É realizando a comparação entre essas que o time de auditores poderá chegar às observações e pareceres.
É muito importante que tudo seja elaborado de forma clara, já que nem sempre os auditores conhecem os processos de antemão.
Agora que a etapa dos preparativos foi realizada, os auditores serão responsáveis por verificar o processo mapeado quando comparado aos parâmetros desejados que já foram informados. É comum também que sejam realizadas entrevistas com pessoas que estejam inseridas no processo auditado. Aqui estão incluídos empregados de diversos níveis da empresa, não apenas no nível operacional.
Depois da realização da auditoria de processos, o time de auditores deve reportar à empresa o parecer resultante tanto da análise documental quanto nas etapas de observação e entrevistas.
Os relatórios podem incluir Diagramas de Ishikawa para apontarem os principais problemas dentro dos parâmetros dos 6M: Método, Medição, Meio ambiente, Mão de Obra, Máquina e Materiais.
O feedback desta auditoria é importante para que o controle dos processos seja realizado de forma otimizada.
Então, o relatório da auditoria deve conter não apenas as não-conformidades encontradas, mas também sugestões de soluções viáveis para tais.
Agir.
Comece fazendo uma análise dos comentários apontados pelos auditores, identificando de forma objetiva os gargalos encontrados, e também as oportunidades de melhoria.
A partir daí, elabore planos de ação e parta para a implantação das melhorias apontadas.
Focando na correção daqueles pontos que sejam de rápida mudança, é importante um follow-up, incluindo, sempre que possível, o time de auditores para que possam dar mais contribuições.
Aqui, percebe-se a importância de se usar metodologias como o ciclo PDCA. Auditorias de processos fazem parte da etapa de checagem e análise, para então verificar a melhor forma de ação sobre eles.
Na hora de montar um time para a realização da auditoria de processos, é importante escolher as pessoas com os conhecimentos, habilidades e atitudes que sejam adequados para que este possa participar ativamente desse processo.
É interessante que os auditores sejam pessoas que se sintam confortáveis em trabalhar em equipes diversas, pois seu contato será direto não apenas dentro de sua própria equipe, mas também com todos os demais empregados atuantes no processo durante as atividades de inspeção, revisão e entrevistas.
Além disso, os auditores devem ser familiarizados com conceitos relacionados à sistemas muito comuns no planejamento e execução de processos empresariais. Alguns deles são: Planejamento de Recursos Empresariais (ERP, MRPI e MRPII), Gestão de Relacionamento com Clientes (CRM) e Sistema de Gestão de Armazenamento (WMS).
Conhecer o mapeamento do seu processo como ele é hoje é o primeiro passo essencial para que se possa realizar uma Auditoria.
Monitorar tempos e movimentos dentro de suas atividades, as rotas realizadas em seu espaço (de máquinas, materiais e pessoas), wrench time, e muitos outros KPIs, é a chave para que se possa realizar melhorias contínuas dentro da sua empresa, seja em um processo completo, ou em suas partes, e assim otimizar suas funções, aumentando sua produtividade.
Assim, ter um sistema de monitoramento preciso é importante para que todas as informações sejam aquisitadas e demonstradas de forma confiável.
Isso pode ser alcançado utilizando-se de tecnologias como Internet das Coisas e Inteligência Artificial, ajudando o time de auditoria e gestão de processos, a apontar os pontos de melhoria em que havia gargalos e desperdícios.
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