Fazer uma boa gestão de equipes não é uma tarefa fácil. Quando o número de profissionais é alto, a quantidade de tarefas realizadas por cada colaborador é algo praticamente impossível de controlar e gerenciar.

Mas a situação fica muito melhor se você tem um fluxo de trabalho bem estruturado. Por meio desse conceito, é possível fazer uma melhor gestão de processos e ter mais clareza de como sua operação está organizada.

O que é fluxo de trabalho?

Definimos como “fluxo de trabalho” o conjunto de atividades funcionais que descrevem a movimentação de materiais e de informações dentro de uma empresa. Geralmente ele é feito através de um mapeamento de processos, que apresentará os caminhos que ligam cada atividade e cada área da organização

Dessa forma, o gestor tem uma melhor visualização dos processos que acontecem na empresa, já que o fluxo de trabalho mostra passo a passo como o trabalho é “carregado” e concluído. Também é importante conter nesse mapeamento os responsáveis por cada tarefa em cada etapa do processo.

Por meio do fluxo de trabalho, a empresa passa a ter um modelo padronizado para cada ação. Isso é importantíssimo para diminuir o número de erros, já que o fluxo de trabalho serve como um guia para quem vai realizar as tarefas.

Esse mapeamento também é fundamental para o melhor aproveitamento dos recursos. Falamos aqui tanto de mão-de-obra, quanto de materiais, por exemplo. Com uma visualização mais clara, fica mais fácil entender quais etapas de quais processos estão precisando de recursos e quais estão com excedentes.

Por fim, tudo isso contribui para a melhor identificação dos gargalos produtivos, o que será essencial para otimizar processos e reduzir custos. Portanto, vale a pena investir na estruturação detalhada do fluxo de trabalho da sua empresa.

Como otimizar seu fluxo de trabalho?

Provavelmente você já deve ter pelo menos um esboço de como as atividades devem ser feitas na sua empresa, certo? Mas como transformar isso em uma ferramenta poderosa para otimizar resultados? Aqui vão algumas dicas:

Tenha cuidado no mapeamento de processos

Faça um inventário minucioso de todos os recursos que você tem na sua empresa. Entenda o que você tem disponível em relação a materiais, recursos humanos, equipamentos, tempo e capital.

Organize todas essas informações no mapeamento de processos, sem esquecer ou pular nenhuma tarefa. É importante detalhar com precisão cada atividade, identificando as relações de interdependência entre elas. Isso é essencial para entender os impactos que algum problema pode gerar.

Portanto, vale a pena gastar um tempo documentando todas essas informações, para que o “guia” da sua empresa seja extremamente organizado, detalhado e específico, o que vai ajudar funcionários e gestores.

Utilize a tecnologia

Nesse contexto, a tecnologia pode auxiliar de duas maneiras. Primeiramente, no mapeamento desse fluxo de trabalho. Hoje já existem softwares que constroem essa estrutura, além de inúmeras inovações que estão auxiliando a extrair dados das atividades realizadas para você ter mais informações sobre sua operação.

Além disso, a tecnologia pode ser usada na própria automação de processos. Ao verificar como são as tarefas realizadas da sua empresa, vale a pena entender quais atividades podem ser automatizadas a fim de diminuir os recursos investidos nela.

Identifique os principais desafios da sua empresa

Observando as rotinas da organização e o próprio fluxo de trabalho, tente identificar em quais pontos é preciso melhorar. Não falamos aqui, necessariamente, de performance, já que uma melhora do fluxo pode não ter grandes impactos no desempenho de um colaborador.

Mas tente entender se há problemas de comunicação entre as áreas, se seus sistemas estão integrados e se as informações estão fluindo bem entre uma equipe e outra. Tudo isso pode ser otimizado com uma reestruturação no fluxo de trabalho.

Tome decisões práticas para otimizá-lo

De nada adianta ter um fluxo de trabalho mapeado se você não tomar decisões a partir dele. Ao identificar os problemas existentes na empresa, faça alterações na distribuição dos recursos de cada etapa.

Você pode testar uma mudança de padrões, realocar equipes ou automatizar alguma tarefa que ainda é feita manualmente sem necessidade. Documente todas as mudanças que você realizar e defina metas para entender se as alterações estão fazendo sentido.

A Novidá como ferramenta de otimização do fluxo de trabalho

Entender como funciona a movimentação de pessoas e equipamentos na sua empresa é fundamental para você organizar seu fluxo de trabalho, certo? Porém, nem sempre é possível ter esse controle e muitas vezes o mapeamento acaba sendo feito em hipóteses e não reflete o que de fato acontece na empresa.

Pensando nisso, a Novidá desenvolveu uma solução de geolocalização indoor, que monitora a movimentação dos colaboradores para entender como é a jornada de trabalho de cada profissional. Assim, é possível calcular tempos e movimentos e saber exatamente como as atividades estão sendo executadas.

Empresas como Gerdau, Boticário e FCA conseguiram resultados expressivos com a aplicação da nossa solução. Baixe nossos cases de sucesso e entenda melhor como você pode otimizar sua operação.