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Mapeamento de Processos – Mostrando caminhos para a melhoria

Mapeamento de Processos – Mostrando caminhos para a melhoria

Mapas são ferramentas essenciais para que possamos nos guiar em busca de um objetivo. Isso vale desde uma caça ao tesouro até as decisões da gestão de uma empresa.

Processos podem ser definidos como a sequência coordenada de atividades, com o fim de produzir um dado resultado, através da transformação de insumos (entradas). Esses processos são o que fazem uma empresa funcionar. E, em dado momento, é preciso saber como eles estão sendo conduzidos. Para realizar o controle da qualidade dentro da empresa, ainda mais dentro das exigências de normas como a ISO 9000, é fundamental realizar o Mapeamento de Processos.

Por que fazer Mapeamento de Processos?

Como primeiro e fundamental passo para o conhecimento do negócio, o mapeamento de processos torna o gestor capaz de perceber a real situação do funcionamento da empresa.

Mapear processos permite:

O resultado desse mapeamento é a entrada para um processo de Auditoria de Processos, em que se comparam o desenho atual do processo com o que era planejado para que se alcançasse o objetivo estabelecido. Assim é possível identificar oportunidades de melhoria e alinhamento para que os objetivos sejam alcançados, sendo utilizada de forma constante nos ciclos PDCA.

O que precisa estar no Mapeamento de Processos?

Alguns elementos básicos devem ser encontrados na documentação em que está registrado o mapeamento de processos:

  1. Nome do processo
  2. Área responsável
  3. Objetivo do processo
  4. Entrada (saída do processo anterior/origem): recursos modificados ou consumidos pelo processo
  5. Saída (entrada do próximo processo/destino): resultado do processo
  6. Mecanismos: recursos que possibilitam a execução do processo, mas não são consumidos
  7. Controles: uma regra ou restrição na execução do processo (obrigatório)
  8. Descrição de como o processo é realizado
  9. Fatores críticos de sucesso: condições essenciais para que um processo de trabalho seja desempenhado com êxito, indispensáveis para garantir a eficiência e eficácia do processo.
  10. Indicadores de desempenho: Valores e métricas utilizados para análise do desempenho do processo em comparação com o objetivo estabelecido pra ele.
  11. Registros do processo: documentação que tem como finalidade prover evidências da conformidade dos processos com requisitos e apresentam, também, evidências de operação do sistema

Cuidados que devem ser tomados e erros comuns no Mapeamento de processos

Apesar do mapeamento de processos descrever um panorama completo do funcionamento do fluxo de atividades, alguns cuidados devem ser tomados quando se está realizando todas as observações e registros:

  • Não determinar os objetivos dos processos, e assim mapear todos os detalhes deles, mesmo que não sejam relevantes
  • Focar nas atividades de quem executa o processo e não nos resultados dos mesmos
  • Não determinar o valor que aquele processo cria para o seu cliente
  • Mapear os processos sem determinar as métricas e indicadores a serem utilizados para analisar seus resultados.
  • Tentar utilizar de forma fidedigna as mesmas informações e mapeamento de processos que funcionou perfeitamente em outra empresa, buscando impô-las à realidade da empresa

Como representar o mapeamento dos processos e registrá-lo?

A representação do mapeamento de processos pode ser realizada de várias formas, dependendo do seu objetivo, mas mostrando as informações de forma correta. A escolha de um desses métodos depende da profundidade da análise necessária a ser feita sobre esse processo após o mapeamento.

Algumas das representações mais comuns são:

Fluxograma simples

A forma mais comum de percebermos o registro de como o processo funciona é utilizar a ferramenta do fluxograma. Ele permite uma visão do conjunto e detalhes do processo de forma a mostrar as conexões entre as etapas do processo, além de seus pontos de controle e pontos de melhoria potenciais. Dentro desta forma de representação, ainda podemos ver algumas variações.

Aqui são mostradas quais e como as atividades que estão conectadas, em ordem, a fim de mostrar de forma simplificada o funcionamento de um processo. É a representação mais facilmente encontrada de um processo.

Fluxograma sobreposto à delegação de responsabilidade

Une-se a demonstração do fluxo das atividades à designação de responsabilidades para as funções que participam daquele processo.

Enquanto no eixo vertical temos as macroetapas de um processo, no eixo horizontal as funções.

No meio, então, são mapeadas as tarefas que tem intersecção entre os dois eixos, conectados de forma a mostrar qual o fluxo que aquele processo segue.

Mapofluxograma

Sobrepor um processo a um ambiente é uma forma eficaz de mapeamento de processos. Muito utilizado em processos produtivos ou que exijam a movimentação de materiais e pessoas, o Mapofluxograma é importante para identificar qual a ordem correta dos postos de trabalho e maquinários em que essa movimentação deve acontecer.

Diagrama de tartaruga

De uma forma mais simplificada para visualizar as características dos processos mapeados, o diagrama de tartaruga mostra entradas, saídas, processo (aqui ainda não detalhado), além de identificar os resultados, as medições realizadas, e os recursos e funções que estão envolvidos naquele processo. Seu mapeamento, comumente, é realizado no formato abaixo:

Para fazer o fluxograma no Mapeamento de processos, conheça o BPMN

BPMN, ou Modelo e Notação de Processos de Negócios é um padrão de simbologia e notação para a construção de fluxogramas e procedimentos de negócios.

Esse guia, utilizado no mundo todo, pode facilitar na padronização das representações gráficas, já que cada ação necessária é representada por uma simbologia específica.

Tendo as representações padronizadas, você também entenderá mais facilmente processos de diferentes áreas do negócio.

O que fazer depois do Mapeamento de Processo

Depois da realização do mapeamento, muitas vezes segue o processo de auditoria dos processos mapeados.

Com essa auditoria, é possível realizar a análise crítica dos parâmetros de controle e medição do processo em comparação com os objetivos estabelecidos para ele. Conhecendo-se onde se está e onde se quer chegar, é mais fácil identificar os ajustes necessários para alinhar os caminhos.

Algumas ferramentas muito conhecidas e que podem ser úteis para realizar essa análise são:

Como a Novidá pode te ajudar a mapear os processos

Conhecer o mapeamento do seu processo como ele é hoje é o primeiro passo essencial para que se possa conhecer a fundo um negócio e como ele funciona para alcançar os objetivos de uma empresa.

Monitorar tempos e movimentos dentro de suas atividades, as rotas realizadas em seu espaço (de máquinas, materiais e pessoas), wrench time, e muitos outros KPIs, é a chave para que se possa realizar melhorias contínuas dentro da sua empresa, seja em um processo completo, ou em suas partes, e assim otimizar suas funções, aumentando sua produtividade.

Assim, ter um sistema de monitoramento preciso é importante para que todas as informações sejam aquisitadas e demonstradas de forma confiável.

Isso pode ser alcançado utilizando-se de tecnologias como Internet das Coisas e Inteligência Artificial, ajudando o time de auditoria e gestão de processos, a apontar os pontos de melhoria em que havia gargalos e desperdícios.

Venha conhecer como as nossas soluções podem te auxiliar na aquisição, monitoramento em tempo real e geração de relatórios completos e precisos para que você esteja preparado para sua auditoria de processos. Você pode clicar aqui para saber mais sobre os nossos planos ou agendar uma conversa com a gente!

 

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