Gestão é um dos termos e temas mais em voga em rodas de discussão que tratem do atingimento de objetivos, sejam eles pessoais, familiares ou, principalmente, empresariais. Gestão de tempo, de projetos, de pessoas… A escolha do melhor instrumento ou ferramenta a ser utilizado deve estar fundada na busca do sucesso daquilo que deseja. E isso é gerir, fazer a gestão de quaisquer recursos necessários e fatores limitantes a ele relacionados.

Para a maximização dos resultados a serem obtidos, uma forma de realizar a gestão dos recursos da empresa é fazê-la de forma integrada, valendo-se dos princípios e ferramentas já utilizados na administração de outras vertentes dentro da companhia. É realizar a chamada Gestão do Trabalho.

O que é Gestão do Trabalho?

No meio das organizações empresariais, públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, a gestão ganha ainda mais destaque, pela necessidade que elas têm de gerar resultados, seja na prestação de serviços de qualidade ou na obtenção de retornos econômicos satisfatórios ao investimento realizado.

A gestão do trabalho tem como princípio a administração e o monitoramento dos fluxos de atividades de uma empresa de forma completa e integrada, fazendo com que isso seja feito de forma contínua. O primeiro passo para implementá-la, é mapear os processos em que a empresa está inserida, elaborando fluxos em que o trabalho é realizado, e apontando todas as entradas e saídas de informações e atividades.

Essa forma de gestão pode ser utilizada em vários níveis, sendo possível ser implementada de forma transversal dentro de equipes, setores e até da companhia por completo.

A Ornare, por exemplo, coordenando equipes com postos fixos e que colaboram entre si, implementou uma forma de Gestão à Vista que envolve o apontamento preciso dos empregados em seus postos de trabalho. Os gestores então, tendo acesso a essas informações, em tempo real e de forma organizada, conseguem realizar os ajustes necessários em seu processo, mantendo a quantidade efetiva e necessária de pessoal para cada ordem/local de trabalho.

O que faz a Gestão do Trabalho?

É importante destacar que a Gestão do Trabalho e a Gestão de Projetos, que muitas vezes são direcionadas por princípios semelhantes, têm uma grande diferença: o trabalho é contínuo, e, o projeto, é temporal.

A utilização de uma forma de gestão não exclui a outra, mas elas se complementam já que muitas vezes as empresas incluem projetos dentro de processos, não só voltados para o desenvolvimento de novos produtos, mas também para a implementação de melhorias em seus próprios processos.

É importante que se reconheça a realidade da companhia e de seus processos para tornar qualquer gestão efetiva. Além disso, ela também deve estar alinhada ao planejamento estratégico, pois a forma de gestão deve ser desenhada tendo em vista os objetivos que se deseja alcançar, desenhando-se os fluxos de trabalho para este fim.

Princípios da Gestão do Trabalho

Colaboração: princípio que deve fazer parte de todas as rotinas executadas na entidade, pela alta direção e cada um dos empregados.

Transparência: quando os processos da empresa são mapeados e cada um dos empregados sabe onde e como o seu trabalho interfere, é muito mais fácil promover a transparência no processo de gestão.

Integração: o mapeamento dos processos permite a realização da gestão do trabalho, e nele deve-se buscar representar as informações de uma forma mais completa possível. É importante registrar as entradas e saídas dos processos, bem como as métricas e KPIs relevantes para acompanhar a performance das equipes dentro das tarefas.

A mensuração em tempo real desses KPIs faz com que seja possível realizar a simulação de cenários de melhoria, de forma eficiente e assertiva, facilitando a tomada de decisões sobre quaisquer elementos do processo que estejam sendo monitorados. O PSA Groupe foi um dos clientes da Novidá que experimentaram essas facilidades na gestão de seus equipamentos móveis. Para conhecer mais sobre como desenvolvemos esse trabalho, acesse o case.

A Tecnologia como Ferramenta para Gestão

A Gestão do Trabalho nos mostra uma visão completa da empresa. Contudo, a complexidade e multiplicidade de processos dentro do sistema organizacional pode tornar o monitoramento de seus processos uma tarefa muito difícil.

A tecnologia traz, então, diversas soluções para auxiliar nesse acompanhamento dos fluxos presentes na companhia, bem como cada uma das métricas.

É muito importante a escolha de ferramentas assertivas para efetivamente realizar a gestão do trabalho, preferencialmente que tudo seja mostrado em um só lugar. Uma escolha errada, além de geralmente representar significativo desperdício de recursos, pode tornar ainda mais complexa a gestão a ser feita.

Já existem ferramentas que te ajudam a concentrar e compartilhar informações com as pessoas certas, de forma compreensível, mantendo-se fiel ao princípio da transparência. Além disso, pode-se escolher aquela ferramenta que mais se adequa à realidade da empresa.

Plataformas que integram também conceitos e ferramentas de gestão ágil podem ser implantados para deixar a utilização da mesma mais familiar dentro da rotina de empresas e empregados.

Essa gestão pode ser um desafio para empresas que trabalham, por exemplo, com terceirizados em muitas de suas atividades. O WeWork Cubo, por exemplo, utiliza plataformas de monitoramento e gestão de equipes, mostrando a divisão de tarefas, e monitorando em tempo real da disposição e atividades de equipes terceirizadas. Desta forma, conseguem monitorar os fluxos de trabalho que estão sendo realizados nos 14 andares de um dos seus prédios. Aqui temos a conjunção de gestão de equipes e gestão de facilities.

Por que Fazer a Gestão do Trabalho?

Apesar de sua alta complexidade inicial, a Gestão do Trabalho possui diversas vantagens para uma empresa.

A primeira dela é a descentralização da responsabilidade de alimentação do sistema de monitoramento. Como cada empregado conhece como suas rotinas interferem em todo o fluxo de trabalho, eles podem se tornar responsáveis por colher as informações corretas e relevantes, sendo responsáveis por enviar as mesmas para o sistema.

A segunda dela é promover a transparência em vários níveis da empresa, dentro e entre as equipes que compõem aquele fluxo de trabalho. Isso aumenta o nível de confiança entre os empregados e deles em relação aos objetivos da companhia.

Mais uma vantagem é que, reconhecendo todos os fluxos de trabalho da empresa, fica mais fácil identificar gargalos nos processos, e como o trabalho de uma equipe pode estar travando o trabalho de outra. Assim, é possível alocar as pessoas corretas para a realização das atividades corretas.

Identificar a necessidade de remanejar recursos que possam estar sendo investidos em ramos do processo que, no momento, não estão fazendo com que a empresa chegue mais perto de alcançar os objetivos definidos em seu planejamento.

Assim, realizar a Gestão do Trabalho, apesar de complexa, tem muitas vantagens para melhorar continuamente os fluxos que compõem uma organização, tendo como objetivo não controlar de forma dura, mas flexibilizar as operações no momento correto, nos lugares corretos.

Além de gerar retornos financeiros com uma melhor gestão de recursos e de tempo, a gestão do trabalho gera, também, retornos inicialmente não quantitativos, como o aumento da confiança dos empregados nos processos da própria empresa. Com maior transparência e colaboração, abrem-se portas para a implementação de novos processos ou mesmo da realização da gestão de forma remota, facilitada pelo uso de plataformas de tecnologia.

Como a Novidá já ajudou grandes empresas a realizar sua Gestão do Trabalho?

Para se aprofundar mais sobre os cases de Ornare, PSA Groupe e WeWork Cubo, que já mencionamos neste texto, e conhecer mais alguns outros em que nossas soluções foram facilitadoras na Gestão do Trabalho, acesse esta página para fazer o download dos materiais completos.