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Desempenho Operacional: a base da produtividade

Desempenho Operacional: a base da produtividade

Buscando significar essas palavras, individualmente, numa busca rápida pela internet, encontramos “cumprimento de obrigações ou de promessa” e “relativo a operação”, respectivamente. Interpretando-as em conjunto, temos que Desempenho Operacional está ligado ao cumprimento de obrigações relativas a uma determinada operação.

Considerando um ambiente empresarial, inicialmente, precisamos compreender como se dá a administração de uma entidade, a qual passa por diversos níveis tanto na fase de planejamento, quanto na fase de operação, isto é, fase em que ocorre a realização daquilo que foi planejado – a operação. O planejar envolve três níveis: o estratégico, o tático e o operacional, os quais se diferenciam, principalmente, pelo tipo de decisões que devem ser tomadas sobre a gestão das atividades desempenhadas.

Não se deve confundir nível operacional do planejamento com a “operação” da empresa, pois todos os seus integrantes têm obrigações a serem cumpridas e, de uma maneira geral, quanto melhor o desempenho na execução das atividades atribuídas a cada um, maior a chance de que os objetivos estabelecidos globais e estratégicos sejam atingidos.

Ou seja, o sucesso, ou insucesso de uma empresa, é o resultado alcançado na execução de todas as atividades planejadas.

Portanto, necessário se faz realizar o monitoramento contínuo das operações e processos, ou seja, mensurar o desempenho de cada um deles, com vistas à adequada gestão dos desvios e falhas detectados e advindas, seja do planejamento, seja da operação. Para isso, devem ser considerados parâmetros e indicadores que contribuem para a melhoria contínua do negócio como um todo.

Definindo desempenho operacional de uma empresa

O desempenho operacional é o indicador gerencial que demonstra que o fluxo de trabalho estabelecido está ocorrendo conforme o planejado.

É o que torna possível monitorar com os recursos da empresa estão sendo aproveitados de forma otimizada. E por recursos, nos referimos a dinheiro, ativos, materiais, equipamentos e pessoas.

O desempenho operacional é medido de acordo com os indicadores monitorados, principalmente quando pensamos em:

  • Qualidade, quando se refere à execução das atividades da melhor forma possível, entregando o melhor resultado dentre as restrições.
  • Rapidez: é importante pensar em todos os lead times envolvidos nos processos da companhia, sendo ele produtivo ou burocrático. É importante monitorar o tempo de execução de cada ciclo de atividades dentro de um processo, bem como estabelecer periodicidade para atividades que a exijam, como auditorias.
  • Flexibilidade e inovação quanto ao atendimento das necessidades dos clientes, modificando e melhorando produtos e processos sempre que necessário, enfrentando situações inesperadas buscando manter os parâmetros de qualidade.
  • Confiabilidade é um parâmetro de desempenho operacional essencial de ser monitorado. Ele significa que o comprometimento no atendimento das necessidades dos clientes é importante para a companhia, que busca sempre melhorar a qualidade dos seus produtos.
  • Melhorias em custos são um dos objetivos operacionais que mais são observados pela gestão. E, por isso, é importante identificar os pontos que possam estar gerando desperdícios de recursos, sejam tempo ou material. Além disso, melhorias nos processos e produtos aumentam o seu valor agregado.

 

Case Boticario - Gestão de Processos

O desempenho operacional agregando valor aos processos

A Gestão operacional depende de um monitoramento não apenas correto, mas rápido do desempenho operacional, que permite a tomada de decisões mais assertivas.

Dentre os fatores que interferem no desempenho operacional de uma empresa temos

  • Gestão de pessoas: saber quem está responsável por cada uma das atividades, e garantir a qualificação e treinamento desses colaboradores seja feita de forma apropriada e em tempo, de forma a beneficiar os indicadores de desempenho.
  • Monitoramento e controle de atividades: além de monitorar os resultados das atividades, é importante monitorar o seu tempo de execução e qualidade das entregas. Melhorias no atendimento de demandas, seja de manutenção, limpeza ou mesmo das atividades mais rotineiras são importantes para a melhoria geral do desempenho operacional.

A performance operacional regida pela tecnologia normalmente leva em consideração em seus sistemas processos de:

  • Inteligência operacional: com o monitoramento de indicadores chave, é possível identificar flutuações de desempenho operacional no tempo, sendo possível realizar análises e propor soluções proativas
  • Realizar previsões e testes de hipótese: utilizando o software certo, é possível realizar análises de previsões de performance, facilitando o planejamento de materiais, de alocação de pessoal, além de antecipar a visibilidade de possíveis desvios
  • Otimização de processos: dentre várias formas de melhorar o desempenho operacional é a automação de processos, utilizando os dados captados para garantir estabilidade e melhoria contínua nas diversas atividades da empresa.

A utilização correta do desenho de processos e fluxos de trabalho, juntamente com o monitoramento dos indicadores de desempenho operacional possibilita a empresas a realização de gestão de equipes de forma remota.

Como realizar a análise dos indicadores de Desempenho Operacional?

Assim como diversos parâmetros e indicadores ligados à gestão, é possível realizar a análise dos parâmetros de desempenho operacional de mais de uma maneira. O desempenho não é medido com apenas um indicador ou aspecto, conforme mencionamos anteriormente. Por isso, é importante que essa análise seja realizada de forma completa, sistêmica, e de acordo com os objetivos que querem ser alcançados naquele momento.

É importante que as medições de indicadores também sejam realizadas de forma a possibilitar análises em diversos formatos, e que seu monitoramento seja preciso.

O monitoramento ao longo do tempo facilita uma análise comparativa de forma histórica, tomando como base os valores obtidos para os indicadores no período anterior.

Ou, ainda, quando pensamos em auditorias de processos, os valores obtidos são comparados com aqueles valores-alvo que foram estabelecidos durante o processo de planejamento.

Realizar processos de benchmarking também são importantes para estabelecer valores para os indicadores que sejam compatíveis com o mercado em que a empresa esteja inserida. Além de concorrência, é importante realizar também esse processo de pesquisa em relação aos fornecedores, para que seja possível estabelecer parâmetros de melhoria para os mesmos, e assim melhorar a cadeia produtiva por completo.

Cuidados com o monitoramento e comunicação

Por ser um dos principais indicadores de performance operacional através de diversos setores e níveis de uma empresa, é preciso que a gestão seja cuidadosa ao planejar sua mensuração e divulgação.

O que se busca com a apuração do desempenho é a correção de rumos, não a responsabilização individual, ou mesmo coletiva, sobre os resultados levantados, ainda que tais indicadores possam ser elementos de avaliação na política interna de remuneração variável dos empregados.

Um processo de avaliação do desempenho operacional conduzido de forma equivocada pode trazer maiores danos que sua ausência dentre os processos.

É importante que, esse processo seja assertivo não apenas para as tomadas de decisões necessárias pela gestão, mas também as avaliações devem ser realizadas de forma clara para que os colaboradores recebam feedbacks sobre seu desempenho individual e como times.

Assim, a comunicação dos resultados de uma avaliação de desempenho operacional é melhor abordada como um alinhamento de expectativas quanto aos objetivos operacionais e estratégicos da empresa.

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