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Timesheet: Por que fazer o controle de horários?

Timesheet

Quem procura aumentar a produtividade do seu negócio precisa analisar de perto como os são executados os processos na organização. Entender quais são as atividades que demandam mais dos colaboradores e como é a performance deles para realizar cada uma das tarefas é fundamental para ter essa visão.

O timesheet é uma ferramenta que pode trazer grandes benefícios nesse sentido. Ao fazer o controle de horários da equipe, fica mais fácil entender onde estão os gargalos produtivos e melhorar a gestão de pessoas.

 

O que é Timesheet?

O Timesheet é um método para calcular a quantidade de horas gastas por um colaborador (ou uma equipe) em cada uma de suas atividades. Dessa forma, os líderes conseguem fazer uma melhor gestão do tempo de seu time, tendo mais controle das entregas e prazos.

Na prática, o modelo é executado através de uma tabela com o registro dos horários de cada atividade e seus responsáveis. Isso pode ser feito em uma folha de papel, em planilhas do excel, softwares especializados ou programas internos da empresa.

Para organizações que usam um sistema de cobrança por horas de trabalho, usar o timesheet é essencial para fazer a precificação correta do serviço que é executado.

 

Por que fazer o controle de horários com o Timesheet?

Melhorar a gestão do tempo da sua equipe pode trazer inúmeras vantagens para sua empresa. Listamos algumas delas a seguir:

 

Elimine tarefas improdutivas

Ao realizar um controle de horas, é possível identificar quais tarefas podem ser reformuladas ou até eliminadas da empresa. Por exemplo, se um funcionário demora 2 horas para realizar um serviço que não tem grande valor agregado, o gestor pode terceirizar essa tarefa ou simplesmente eliminá-la.

Assim, ele ainda ganha esse tempo do colaborador para realoca-lo em algum outro projeto que precise de uma força extra.

 

Crie relatórios de desempenho

Fazer uma avaliação de desempenho da sua equipe é essencial para melhorar sua gestão de pessoas e identificar as principais oportunidades de melhoria.

Com o timesheet, é possível criar relatórios de performance de cada um dos funcionários, analisando quais são as tarefas executadas por eles, quanto tempo elas demoram para serem realizadas e quais são os pontos fortes de cada colaborador.

 

Redistribua atividades entre a equipe

Ao identificar que determinada tarefa está demorando mais do que o previsto para ser executada, o gestor pode realocar sua equipe e colocar mais funcionários nessa atividade.

Com um histórico de dados, ele também consegue perceber quais são os melhores colaboradores para cada tipo de tarefa, o que também ajuda na hora de realocar o time e redistribuir as atividades.

 

Tenha elementos concretos para tomada de decisão

Com tantos funcionários sob sua supervisão, um gestor nem sempre consegue acompanhar de perto o trabalho de cada colaborador. Dessa forma, algumas de suas decisões são baseadas em meras percepções ou intuições.

Com o timesheet, o gestor passa a ter dados concretos sobre a performance de cada colaborador. Isso auxilia na tomada de decisão, que passa a ser muito mais assertiva e lógica.

 

Timesheet automático X manual

Como já falamos, o método do timesheet pode ser aplicado da maneira mais simples à mais complexa.

Porém, quando ele é feito através de um registro do próprio colaborador (como é o caso de um Excel ou em uma folha de papel), a chance são grandes da tabela não trazer dados reais. Primeiramente porque o funcionário pode esquecer de preencher ou fazer isso dias depois. Em segundo lugar, ele pode omitir informações que possam prejudica-lo, como um tempo excessivo gasto em uma tarefa simples. Essa imprecisão levará a decisões erradas e resultados que não condizem com a realidade.

É por isso que é altamente recomendável usar softwares para implementar o timesheet. Nesses programas, o máximo que o colaborador precisa fazer é sinalizar com um clique o início e o término de uma tarefa. Em casos de sistemas de geolocalização indoor, isso fica ainda mais automatizado.

 

Novidá e o Timesheet automatizado

Ciente da importância de calcular tempos e movimentos dentro de uma organização, a Novidá desenvolveu uma solução para realizar o timesheet de forma completamente automatizada. Por meio de sensores, smartphones e beacons, monitoramos a movimentação de colaboradores dentro do ambiente de trabalho.

Assim, o sistema consegue identificar quando uma tarefa foi iniciada, realizada e finalizada. Em uma plataforma web, o gestor acessa todo esse registro de cada um dos seus colaboradores. Isso permite identificar gargalos, avaliar performances e tomar decisões muito mais certeiras para empresa.

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