Quando falamos em gestão do tempo, necessitamos, primeiramente, conhecer as características da execução de cada tarefa: quem é o responsável, quando é realizada e quanto tempo é demandado para sua conclusão. Não estamos nos referindo, aqui, diretamente, aos aspectos qualitativos dos resultados esperados/alcançados.

É necessário buscar também a qualidade do tempo laborado, otimizando-o e aprimorando-se a execução das atividades, de forma a melhorar a relação competência do trabalhador x execução.

Mas é suficiente controlar o tempo de cada atividade? E qual seria a melhor maneira de fazê-lo: utilizar um cartão de ponto em que estejam indicados apenas as horas de entrada e saída do empregado do ambiente de trabalho? Chegou-se à conclusão de que essa solução não é mais suficiente.

A empresa deve ter em mente que é preciso se preparar e provocar situações que levem à geração de valor. Através da criação de rotinas internas voltadas ao registro das atividades executadas por cada um dos empregados, por eles próprios, é possível verificar quais atividades estão sendo realizadas e em qual momento, além monitorar o tempo gasto em cada uma delas. A participação dos empregados é essencial no desenvolvimento da cultura para melhoria contínua, principalmente na avaliação da qualidade final dos produtos e serviços.

E uma das mais conhecidas e utilizadas ferramentas para este monitoramento é o Timesheet.

O que é o Timesheet?

O Timesheet nada mais é que o registro adequado, a documentação das horas trabalhadas de um empregado.

Numa tradução livre, o termo Timesheet significa “folha de tempo”. Se pensarmos em termos de gestão empresarial, o valor do tempo está diretamente ligado à sua gestão, e atrelado também ao dinheiro.

Quanto melhor cuidamos do tempo, mais valor associamos a ele e, por conseguinte, mais riqueza alcançamos. Trata-se de uma verdade que se aplica às pessoas e às empresas.

Como fazer o Timesheet?

O monitoramento do tempo de execução de cada atividade realizada por uma pessoa pode ser feito, primeiramente, com diferentes periodicidades: diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Sua utilização é, na verdade, bem simples. O trabalhador aponta o tempo que levou para executar cada uma das atividades.

Mas, o principal dilema das empresas é escolher o formato do Timesheet: em papel ou digital.

Cada um dos formatos tem suas vantagens:

Timesheet em papel

Vantagens:

• Mais barato
• Mais simples

Desvantagens:

• Fácil de se perder os documentos
• O funcionário pode esquecer de apontar as atividades ou alguma exceção, como dispensas ou atestados médicos
• Dificulta a busca pelas informações
• Dificulta a compilação dos dados para a produção de informação útil à gestão

Timesheet digital

Vantagens:

• Facilita a busca por informações
• Torna possível a automação de processos, como a elaboração de folha de pagamento
• Proporciona redução de custos com a diminuição da quantidade de papel utilizado
• Normalmente é acompanhado de um sistema de rastreamento e/ou validação, que facilita ao empregado monitorar o tempo que levou em cada tarefa
• Melhora a assertividade dos dados informados pelo empregado
• Facilita a gestão de equipes de forma remota
• Pode utilizar ferramentas já conhecidas, como uma planilha no Excel

Desvantagens:

• Exige o investimento inicial mais elevado

Por que fazer o Timesheet?

Monitorar as horas trabalhadas em cada uma das atividades pode trazer vários benefícios para os gestores de times, dentre eles:

• Alocação de atividades

Acompanhar a execução de atividades dentro de sua equipe, é essencial para que se perceba a saturação de cada um dos integrantes dela. Assim pode-se redistribuir as atividades, quando necessário, evitando situações de sobrecarga e ociosidade no trabalho.

• Cálculo de salários e elaboração de folha de pagamentos

Sabendo quais atividades estão sendo executadas por cada um dos empregados, é possível se verificar se o salário está de acordo com a carga de trabalho e atividades realizadas.

Assim, o RH e financeiro tem o parâmetro correto para calcular os salários relacionados na folha de pagamento, incluindo apontamento de horas extras ou licenças.

• Identificar oportunidades de melhoria em gestão de pessoas e processos

Sabendo em quanto tempo cada atividade é realizada pelo seu time, é possível identificar gargalos na realização das atividades.

Isso se deve à comparação entre os tempos e movimentos medidos e apontados pelos empregados, e aqueles que haviam sido planejados para o processo.

Isso trás oportunidades de identificar melhorias.

Caso o empregado esteja demorando muito mais naquela realização de determinada atividade, verifique a adequação das ferramentas ofertadas, do ambiente. O Diagrama de Ishikawa pode ser inserido aqui como uma ótima ferramenta de análise.

Ou, ainda, se a atividade não agregar muito valor ao processo, verifique a possibilidade de terceirizá-la, automatizá-la ou mesmo eliminá-la.

Quando utilizar timesheets?

Timesheets são documentos que podem ser utilizados em diversas formas de trabalho. Para adaptar esse tipo de documento à realidade da sua equipe, é preciso observar:

• Forma de medição de tempo trabalhado

Se os empregados da equipe trabalham horários fixos, é importante que se tenha um registro de que todos os integrantes da equipe estão trabalhando o mesmo número de horas, ou se alguém estaria fazendo horas extras ou está ocioso por muito tempo.

Se os empregados têm horários variáveis, e recebem por hora trabalhada, a precisão dos apontamentos do Timesheet é ainda mais importante para se garantir que a remuneração esteja sendo feita de acordo com o combinado.

• Equipes que trabalham por projeto

Equipes podem ser contratadas para trabalharem concentradas em um projeto único. Assim, o Timesheet é importante para verificar que todas as atividades planejadas para se completar aquele projeto estão distribuídas de forma otimizada dentro do time.

Há ainda equipes que trabalham em diversos projetos ao mesmo tempo, para um ou múltiplos clientes. Aqui o Timesheet é utilizado para rastrear que as atividades de todos os projetos estejam sendo contempladas dentro do planejamento e execução, de forma a garantir que as entregas de todos os projetos estejam sendo feitas.

O que deve estar contido em um Timesheet?

Alguns campos são essenciais para identificar um Timesheet como documento válido e completo, podendo ainda ser adaptado à realidade da empresa. Os principais campos do documento são:

• Nome completo do empregado
• Período de cobertura do timesheet (diário, semanal, quinzenal, mensal)
• Nome do coordenador/gestor/gerente, principalmente se o Timesheet tiver de passar por aprovação antes de ser enviado para o RH
• Para cada dia apontado:
  • Horário de Início (para cada atividade, todos os dias)
  • Horário de término (para cada atividade, todos os dias)
  • Tempos de intervalos (todos os dias)
• Possibilidade de inserir exceções ao dia de trabalho normal: viagens, horas extras e atestados, por exemplo

A Novidá auxiliando na melhor utilização de um Timesheet

Monitorar o tempo de realização das atividades é essencial para que o Timesheet seja preenchido de forma confiável. A solução oferecida pela Novidá ajuda, inclusive, a automatizar o preenchimento deste importante documento.

Através do monitoramento da movimentação de colaboradores no ambiente de trabalho, é possível verificar o tempo entre o início e o final da execução de uma tarefa.

Utilizando uma plataforma web, é possível não apenas os gestores acompanharem em tempo real os movimentos do time, e também permite ao funcionário conectado por dispositivos móveis verificarem seus próprios relatórios e apontamentos.

Além disso, é possível personalizar relatórios individuas de cada um dos seus colaboradores e analisá-los em conjunto, identificando gargalos, oportunidades de melhoria e redução de custos e desperdícios.

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